Выбор правильной программы для бухгалтерии

Один из главных приоритетов как владельца малого бизнеса - внимательно следить за деньгами, которые вы вносите и выплачиваете, поэтому крайне важно иметь правильную бухгалтерскую программу или бухгалтерию на аутсорсе. Вам нужна программа, которая поможет выполнять ежедневные бухгалтерские задачи: учет платежей, отслеживание расходов, выставление счетов клиентам и сверка транзакций. Это даст возможность увидеть полную картину финансового состояния бизнеса. Отчеты с помощью бухгалтерских программ помогут вам анализировать эффективность вашего бизнеса с разных сторон. 

Но выбрать лучшую программу для бухгалтерии - сложная задача. Каждая программа включает в себя различный набор функций, и большинство из них предлагают на выбор несколько тарифных планов, которые также зависят от функции, количества пользователей или других факторов. Вот три пункта, которые следует учитывать при выборе бухгалтерской программы для бизнеса:

  1. Расходы. Вы бы предпочли недорогую, базовую бухгалтерскую программу или продукт, которой стоит дороже, но включает полный функционал?

  2. Юзабилити.  Сколько пользователей должно получить доступ к программе? Вы предпочитаете облачную систему, к которой вы можете получить доступ где угодно, или программу для настольных компьютеров? Вам важно иметь мобильное приложение? Какие возможности нужны в приложении?

  3. Характеристики.  Что вам важно в программе для бухгалтеров? Вам нужны инструменты как для дебиторской, так и кредиторской задолженности? Какие отчеты нужны? Вы нужно учитывать хозяйственный инвентарь в бухгалтерском учете? Нужно ли вам такие функции как отслеживание времени, управление проектами и расчет заработной платы?

 

Сколько стоит бухгалтерская программа?

Стоимость бухгалтерской программы зависит функций, количества пользователей и других подобных факторов. Многие из лучших компаний-разработчиков бухгалтерских программ предлагают облачные сервисы как услугу, а не лицензию на продукт, поэтому они взимают ежемесячную абонентскую плату.

Обычно можно выбрать один из тарифов, который стоит, как правило, от 500 до 5000 руб. в месяц, хотя бухгалтерские программы высокого класса могут стоить намного дороже. Если вы готовы платить за программу ежегодно, а не ежемесячно, то разработчик часто дает скидку. 

Более дорогие тарифы часто включают в себя расширенные функции, такие как отслеживание расходов и продаж, повторные счета, отслеживание проектов и выставление счетов, автоматические напоминания о просроченных платежах, расширенные возможности отчетов, отслеживание запасов и заказов на покупку. Многие компании, занимающиеся разработкой бухгалтерских программ, предлагают интеграцию с другими бизнес-программам. Это позволяет за дополнительную плату расширить возможности бухгалтерии.

Несколько компаний предлагают бесплатную версию своих бухгалтерских программ. Чаще всего они имеют либо базовые функции, либо ограничивают количество пользователей, клиентов или транзакций. Некоторые разработчики бесплатных программ для бухгалтерии зарабатывают деньги на платных дополнительных услугах, которые они предлагают. Эти программы полезны, если ваш бизнес очень мал или ваш бизнес требует долгого запуска.

 

Важные функции бухгалтерских программ

Бухгалтерские программы входят в ТОП-2 жизненно важных сервисов для любого бизнеса. Чтобы найти лучшие бухгалтерские программы для вашего бизнеса, вам нужно решить, как и где вы хотите их использовать, и будет ли кто-то еще использовать систему. Вот некоторые функции, которые следует учитывать:

Многопользовательский доступ

Большинство программ учета позволяют вам приглашать в систему других пользователей и контролировать данные, которые они могут видеть, и задачи, которые могут выполнять. Например, вы можете предоставить вашим коллегам и бухгалтеру полный доступ, при этом часть сотрудников могут использовать систему только для отслеживания своего времени и выставления счетов клиентам. Некоторые системы позволяют приглашать нескольких пользователей без дополнительных затрат; другие предоставляют бесплатный доступ к бухгалтеру, но требуют, чтобы вы подписались на более дорогой тариф или доплатили, если хотите добавить других пользователей в систему.

Поддержка нескольких компаний

Если вы владеете более чем одной фирмой, вам может потребоваться бухгалтерское программное обеспечение, которое поддерживает несколько малых предприятий под одной учетной записью без дополнительных затрат. В противном случае вам придется доплачивать за создание отдельных учетных записей для каждой организации.

Облачная программа и мобильный доступ

Большинство ведущих учетных систем основаны на облаке, поэтому вы можете получить доступ к своей учетной записи в любое время, в любом месте с любого компьютера с доступом в Интернет. Это поможет вам вести свой бизнес удаленно, дома ли вы или в отпуске.

Многие также предлагают мобильные приложения, которые помогут вам отслеживать ключевую информацию и выполнять основные задачи на ходу. Некоторые предлагают отдельные приложения для сотрудников, которые имеют ограниченные функции, такие как отслеживание времени и отправка квитанций о расходах.

Возможности мобильного приложения у каждого вендора разные. Убедитесь, что данные функции присутствуют в приложении, если их наличие критично для вас. 

 

Какие функции вам нужны?

Бухгалтерские программы предлагает множество функций и инструментов, которые помогут вам управлять своими финансами. Это должно удовлетворить потребности вашего бизнеса, облегчая выполнение рутинных бухгалтерских задач. Это также должно помочь вам увидеть общую картину того, как работает ваш бизнес.

Многие владельцы бизнеса, с которыми мы говорили, рассказали, что простота использования и экономия времени - две главные вещи, которые они ищут в программе. Вот некоторые из функций бухгалтерских программ, которые помогут вам сэкономить время и лучше управлять своими финансами:

Основные функции учета

Часто малый бизнес может обойтись теми бухгалтерскими программами, которые предлагают базовые функции. Обычно это выставление счетов по электронной почте, отслеживание доходов и расходов, создание финансовых отчетов и управление платежами клиентов. Однако, если ваш бизнес продает большое количество товаров, вы также захотите, чтобы программа отслеживала ваши запасы, управляла поставщиками и помогала с оформлением заказов. Если ваш бизнес предоставляет услуги, вам нужна программа, которая позволяет легко отслеживать время и выставлять счета на оплату к определенному периоду.

Автоматизация бухгалтерии

В некоторых бухгалтерских программах может быть настроена автоматическая отправка повторных счетов и счетов в случае просрочки оплаты, экономя ваше время на задачах выставления счетов и дебиторской задолженности. Другие сервисы могут сэкономить ваше время на сверке счетов. Если у вас есть товарные запасы, то ищите систему, которая автоматически отслеживает товар на виртуальных полках, создавая заказы на покупку, когда количество товары опускаются ниже установленного порога.

Подготовка налогов

Сделайте свою жизнь (и жизнь своего бухгалтера) проще с помощью бухгалтерских программ, у которых есть функция работа с налогами.Например, наличие такой функции, как автоматические налоговые отчисления, расчет налоговой ставки и налоговая отчетность. Важно в программе иметь возможность предоставить бухгалтеру доступ к соответствующим данным в системе или легко отправить информацию по электронной почте.

Дополнительные услуги

Стоит обратить внимание на дополнительные функции к программам для бухгалтерского учета, такие как обработка заработной платы или возможность принимать платежи по счетам в режиме онлайн и оплачивать их. 

Интеграции с другими программами

Бухгалтерские программы могут облегчить управление вашим бизнесом за счет интеграции с программами и сервисами, которые вы уже используете, автоматически обмениваясь данными между системами в режиме реального времени. Популярные интеграции включают POS-системы, обработку платежей, расширенное управление запасами, электронную коммерцию, ERP, CRM, почтовый маркетинг и т.д.

 

Составили список бухгалтерских программ. Как выбрать лучшую?

Когда вы сузили свой выбор до двух или трех лучших вариантов, попросите бесплатный демо-доступ, чтобы самим убедиться, что программа для бухгалтерского учета обладает необходимыми вам функциями, легко в использовании и экономит ваше время. Позвоните разработчику данной программы, чтобы почувствовать уровень их сервиса. Это позволит понять, какая вас ждет поддержка, если возникнут проблемы с бухгалтерской программой.

Вот список вопросов, которые вы можете задать, позвонив, чтобы выбрать правильную бухгалтерскую программу для вашего бизнеса:

  • Подходит ли ваше программное обеспечение для моей отрасли?

  • Вы предлагаете индивидуальные решения в соответствии с потребностями моего бизнеса?

  • Сколько сотрудников и клиентов могут пользоваться этой программой?

  • Как программа работает с налоговым законодательством и финансовыми нормативами?

  • Как хранятся мои данные? Можно ли их восстановить после сбоя?

  • Какие меры безопасности вы принимаете для обеспечения безопасности хранения моих данных? 

  • Какова общая стоимость? Взимается ли плата за установку, обучение или хранение в облаке?

  • Какие виды технической поддержки и обслуживания клиентов вы предоставляете? (Например, поддержка только по электронной почте, телефон или онлайн-чат?)

Одни из популярных программ для бухгалтерии это Мое дело, Контур Эльба, 1С:Бухгалтерия 8, Кнопка Мини.