Получить бесплатно демо-доступ!

Ecvi — облачное решение для эффективного управления отелем

Современный сервис, разработанный с учётом 20-летнего опыта компании, поможет управлять апарт-комплексами, бизнес-отелями, загородными клубами, мини-отелями, хостелами и т.п.

4 мин. чтения

Готовые модули и интерфейсы компании подойдут для всех распространённых объектов гостиничного бизнеса. Решение абсолютно безопасно, так как данные хранятся в специализированном дата-центре на территории России, а доступ к ним имеют только ответственные технические специалисты компании, которые прошли специальный инструктаж.

В чём преимущества?

Ecvi позволяет бронировать не только номера полностью, но и койко-места, что удобно для владельцев хостелов и общежитий, а также пользоваться функцией подселения. Гости мини-отелей смогут бронировать номера и услуги онлайн с почасовой оплатой. Владельцы более вместительных гостиничных предприятий могут воспользоваться модулями ведения задач для горничных и инженерной службы, а также менеджеров кол-центра и администраторов. Для бухгалтерии имеется интеграция с сервисом 1С:Бухгалтерия. Ecvi интегрируется с популярными  ресторанными системами и электронными замками — с помощью такой интеграции вы сможете организовать единое платёжное пространство. Для владельцев апартаментов есть возможность отслеживать не только загрузку, но и контролировать специальные процедуры: реновацию, договорные отношения с арендодателями, управляющей компанией  и так далее.

С чего всё начиналось?

Идея облачной платформы для индустрии гостеприимства родилась в 2012-м, когда анализ мировых тенденций показал, что следующая фаза эволюции бизнеса и IT будет строиться на принципах аренды товаров и услуг с помощью облачных публичных сервисов.

Команда обладала 10-летним опытом в HORECA, популярным и конкурентным продуктом автоматизации отелей АСУ «Эдельвейс», продвинутой системой технического сопровождения и успешными проектами во всех сегментах отельного бизнеса, поэтому было принято решение экспортировать компетенцию в новый технологический продукт.

Закладывая серьёзный фундамент на будущее, к разработке архитектуры HMA Ecvi были привлечены серьёзные системные эксперты, по моде того времени взяты предпосевные инвестиции, MVP прошёл весь цикл, включая коммерческие установки, команда освоила принципы продвижения SaaS-продуктов, и после Web Ready — 2014 продукт был запущен в производство и продажи.

Мы сознательно ушли из стартапа в производство, потому что команда стремилась получить именно современный и перспективный инструмент для реализации и расширения собственных компетенций, чем мы с успехом занимаемся сейчас и намерены продолжать в будущем.

Продукт действительно вырос в платформу, на основе которой мы начинаем выпускать не только версии для узких сегментов, как Ecvi Apart, но и продукты для продаж, такие как Web-booking, поэтому потенциал HMA Ecvi только начинает реализовываться в областях, связанных с арендой товаров и услуг.

Сергей Дудин, генеральный директор «Эделинк»

Интерфейс 

Ecvi имеет приятный интерфейс в сине-серых тонах. Одновременно управлять можно как одним отелем, так и несколькими, в том числе хостелами, апартами и другими формами гостиничного бизнеса.

Администрирование системы

Пользователи с правами администратора смогут добавлять отели, сотрудников в систему, создавать шаблоны документов, настраивать управление отелем, добавлять услуги, тарифы на них и промокоды, создавать справочники платежей, категорий транзакций, добавлять валюту и типы напоминаний. Из устройств можно добавить фискальные регистраторы, замки и терминалы оплаты. Также можно настроить все типы неисправностей и уборок.

Управление отелем

В разделе «Мой отель» можно отследить загрузку комнат, количество заездов и выездов, а также полученный и планируемый доход, расходы клиентов на дополнительные услуги и затраты на инвентарь.

Постановка задач

Справа сбоку располагаются «Сообщения». Здесь можно поставить задачи сотрудникам, отметить их приоритет и при необходимости изменить статус выполнения.

Управление бронированиями

В разделе «Бронирования» доступен просмотр бронирований по месяцам, неделям, дням, часам с указанием деталей и предпочтений гостей. Масштаб шахматки можно переключать. Отдельно можно воспользоваться фильтрами по категориям номеров. Есть возможность овербукинга и ограничение прав на него. В этом же разделе можно отследить заказы дополнительных услуг и инвентаря. 

Работа с заявками

Заявки представлены списком, с данными в виде ФИО гостя, номера и наименования комнаты, даты и времени заезда и выезда, компании, количества гостей, каждую можно отредактировать, просмотреть счёт или удалить. Порядок сортировки можно изменить. Есть фильтры по заезжающим, выезжающим гостям и  неразмещённым бронированиям. Здесь же в отдельной вкладке доступна настройка напоминаний для сотрудников о различных предстоящих событиях, такие как заезды, экскурсии для гостей и так далее.

Клиенты

Раздел «Клиенты» представляет собой базу данных с контактной информацией и пометками о статусе клиента: VIP или в чёрном списке. Здесь же можно просмотреть информацию о компаниях-клиентах и создать и настроить рассылки электронных писем по гостевой базе.

Работа с финансами

В разделе «Счета» есть список счетов клиентов. Там отображаются все счета и оплата по ним, а также список услуг по счёту.

Ecvi позволяет отслеживать текущие и планируемые транзакции по выбранному периоду, предоставляет отчёт по соотношению фактических доходов и расходов за период. Всё — в понятных диаграммах и таблицах. 

Ближайшие запланированные транзакции отображаются отдельно.

Отчёты

Подробная система отчётности поможет узнать не только аналитические показатели, статистику по гостям, номерам и так далее, но и покажет данные по платежам, которые были внесены в систему за указанный период дат и времени, и отчёты по предоплатам, принятым за будущие бронирования. 

Также можно посмотреть отчёты по скидочным бронированиям, инвентарю на руках у гостей, отчёты по питанию, списки гостей на завтрак и многое другое. 

Журнал действий

В «Журнале» указаны изменения, произведённые в различных разделах системы, и пользователи, которые их совершили. Функция позволяет контролировать все действия сотрудников в системе.

Инженерная служба

Любую поломку и неисправность можно отметить в модуле «Сервис». Задаче устанавливается приоритет и назначается ответственный специалист. В заявке можно добавить контакты для связи и обозначить сроки решения проблемы.

Горничный сервис

В модуль можно добавить список номерного фонда и отмечать статус уборки комнаты или иного помещения, а также тип проведённой уборки: текущая, сухая, отъездная, генеральная. Типы уборок можно настроить с правами администратора. Здесь же можно указывать, доступно ли помещение для заезда.  

Во вкладке «Задания на уборку» есть возможность назначать задания конкретному сотруднику и распечатывать чек-лист.

Работа со складом

В складской модуль добавляется имеющийся инвентарь. Здесь можно посмотреть его количество на складе, доступность и вышедшие из строя наименования.

Интеграции

  • Интеграция с сайтом отеля — гости могут бронировать и оплачивать номера или койко-места на сайте отеля в режиме онлайн.
  • Интеграция с платёжными системами — бронирование на сайте отеля может быть оплачено через ЮKassa, Сбербанк РФ, CloudPayments.
  • Интеграция с каналами продаж — позволяет автоматизировать продажу определенной части номеров через системы глобальной дистрибуции GDS/ADS.
  • Интеграция с системами миграционного учёта — автопередача в систему учёта основных данных гостей: ФИО, паспортные данные, место рождения, данные визы и миграционной карты.
  • Интеграция с системой аналитики — выгрузка необходимой информации в систему рыночной аналитики в авторежиме.
  • Интеграция с ресторанными системами.
  • Интеграция с электронными замками — позволяет контролировать персонал, предотвращать несанкционированный доступ в определённые зоны, организовать «безналичное расчётное пространство».
  • Интеграция с системой бухгалтерского учёта 1С.
  • Интеграция с CRM Bitrix24.
  • Интеграция со сканером Regula 7027.

Помощь в работе с сервисом

Разработчики позаботились и создали руководство пользователя, которое доступно в меню личного кабинета. Там можно подробно узнать как о работе в программе, так и об администрировании.

Если же вопросы всё равно останутся, всегда можно связаться по телефонам на сайте или написать команде в одну из соцсетей. 

В заключение

Ecvi предоставляет возможность выбрать и настроить решение под свой бизнес. Он подходит для объектов любого масштаба: от хостелов до апарт-отелей. Благодаря Ecvi вы получите полный контроль над финансами, персоналом и работой с клиентами.

Сервис работает в интернет-браузере, поэтому в установке на компьютер дополнительного программного обеспечения нет необходимости. 

Автор

Инга ⠀

Пишу статьи и не тужу.

Комментарии:

Подпишитесь
на рассылку

Будьте всегда в курсе наших
специальных предложений!