Получить бесплатно демо-доступ!

Управляйте проектами и временем в одном окне: обзор сервиса Shtab

Задачи создаёте в Trello? Обсуждаете таски в Telegram? Календарь ведёте в Google? Все эти процессы можно объединить в одном месте — сервисе по управлению проектами Shtab

4 мин. чтения

Чтобы работа команды была эффективной, важно создать условия, где каждому будет комфортно. Руководителю комфортно, когда он знает, кто и какими задачами занят, когда ожидать результат. Специалисту комфортно, когда у него под рукой все вводные, адекватные дедлайны и есть возможность обсудить нюансы задания без суеты.

Обеспечить этот комфорт может сервис по управлению проектами Shtab — привнесёт системность в рабочие процессы, прозрачность в отношения внутри команды, а планирование поможет сделать точным. И заменит сразу несколько софтов.

Один софт вместо десяти: как организовать работу и не поломать психику команды

Посчитайте, сколькими сервисами для работы вы пользуетесь прямо сейчас?

В лучшем случае это будет софтов пять: для ведения календаря, постановки задач, общения с командой, составления отчётностей, заметок. И это только базовый минимум. А если вы работаете с условным дизайном или занимаетесь ведением финансов, к этому списку прибавится ещё целый пак программ.

Кто бы что ни говорил о своей многозадачности, это стресс. Это лишняя информация и куча дополнительных действий для каждого специалиста: от руководителя до копирайтера на подряде. И это влияет на всю организацию работы — постановку и приём задач, коммуникацию, прозрачность отношений — и в конечном счёте на эффективность. 

Сервис по управлению проектами Shtab создан, чтобы помочь командам разного масштаба и направленности полностью организовать рабочий процесс. И для этого в нём есть возможности, которые помогут сократить число используемого софта до минимума.

А теперь подробнее.

Для организации работы в Shtab предусмотрена система иерархии:

  • Команда: этот уровень может объединять сотрудников отдела или всей компании;

  • Комната: в эту группу попадают работающие вместе сотрудники команды. Её видят только приглашённые специалисты;

  • Задачи: в рабочем поле проекта задачи видны всем участникам, но для каждой назначается исполнитель и контролирующий, чтобы занятость сотрудников была наглядной и прозрачной.

У пользователей есть единое пространство для работы над проектами, их отдельными стадиями и конкретными задачами. 

Сами таски можно разбросать по колонкам в зависимости от статуса. По умолчанию —  это «Открыто», «В процессе», «На рассмотрении» и «Закрыто». Названия и количество колонок можно менять под свои запросы.

В окне задачи можно добавить её описание во встроенном редакторе. Базовые функции, вроде жирного текста или встраиваемой ссылки на месте. Есть возможность крепить файлы прямо к описанию.

Кроме того, сервис позволяет назначать сколько угодно исполнителей и контролирующих, определять приоритетность таска, добавлять тэги (например, «Тексты»), которые отличаются цветами. Это помогает в общем списке дел сразу находить то, что вас интересует в данный момент.

Пример заполненной карточки в Shtab

Для более сложных запросов предусмотрены настраиваемые поля: от контактных данных («Телефон», E-mail) до цены работы (это может быть полезно, например, для тех, кто работает с внешними подрядчиками). Поля максимально гибкие: можно менять их названия, значения, позиции внутри карточки. 

Каждую задачу можно декомпозировать на подзадачи — их можно увидеть прямо на доске. Подзадачи можно описать как и полный таск, а также назначить своих исполнителей и контролирующих.

Если подзадачи не такие глобальные, можно вместо них применять опцию «Чек-листы» и вычёркивать пункты по мере их выполнения.

В пунктах чек-листа можно упоминать отдельных пользователей, а также вставлять ссылки. Это может быть полезно, например, при изучении нескольких источников информации или при составлении мудбордов, чтобы референсы всегда были под рукой.

Для отображения задач предусмотрено несколько форматов:

  • Канбан-доска (инструмент, визуализирующий задачи, показывающий, кто и чем занимается, как движется работа над проектом);
  • Список (можно наглядно увидеть весь перечень задач);
  • Календарь (можно планировать своё время наперёд и исключить использование того же Google Календарь);
  • Матрица Эйзенхауэра (для приоритизации задачи распределяются по 4 категориям: «Важная и Срочная», «Важная и Несрочная», «Неважная и Срочная», «Неважная и Несрочная»).

Чтобы руководителю не надо было лишний раз напоминать про приближающийся дедлайн, в Shtab есть система уведомлений. Пуши приходят в самом сервисе, на рабочую почту, в приложении или в Telegram (в чат с привязанным ботом). Куда и какие уведомления будут приходить вам — настраиваете самостоятельно.

Обширный функционал работы с тасками во многом превосходит то, что предлагает Trello и его аналоги. А значит, Shtab может без труда заменить подобный софт. Команда будет только благодарна, когда вся работа будет осуществляться в одном окне, а не в десяти разных сервисах на десяти разных вкладках и без того забитого браузера. 

Но особенность Shtab не только в многофункциональности. Он помогает не просто организовать рабочий процесс, но и сделать его максимально прозрачным для обеих сторон: исполнителей и руководителей. Для этого в сервисе есть тайм-трекер собственной разработки с отслеживанием активности, фильтрация задач по исполнителям, фид для совместного обсуждения проектов.

Меньше головной боли

Shtab снимает одну из головных болей руководителя — даёт понимание, над чем работает специалист в данную конкретную минуту.

Не нужно писать ему в личку, чтобы спросить «Что по задачам?» Зашел в Shtab, отфильтровал таски по Исполнителю, выбрал нужного специалиста и видишь всю его текущую загрузку.

При заполненных карточках всегда ясно, когда дедлайн того или иного задания, на каком этапе находится задача сейчас, что в приоритете. А любые интересующие моменты можно уточнить в комментариях к конкретному таску. Упоминание исполнителя через @ и гибкая система уведомлений не позволят ему пропустить отметку.

Сам специалист видит общий список своих дел с дедлайнами и способен распределять задачи, чтобы выполнять их в комфортном для себя темпе.

Это первый шаг на пути к прозрачности рабочих отношений.

Вторым шагом может стать работа по тайм-трекеру. Его задача — мониторить присутствие человека и его вовлечённость. С ним можно понять, сколько времени требуется на задачи, и как это время отличается от прогнозируемого.

Работа по тайм-трекеру гарантирует спокойствие руководителя — даже если специалист находится в другом городе, софт покажет, чем он занят. Гарантией реальной занятости в данном случае служат скриншоты рабочего стола — интервалы их создания команды задают сами (обычно это 5 или 10 минут).

Специалисту работа по трекеру даёт уверенность в том, что его труд будет оценён. Особенно при работе с почасовой оплатой или в случае возможных переработок.

Важно понимать, что трекер — инструмент отслеживания эффективности, а не тотального контроля. Он должен оставлять специалисту пространство для отдыха. Если он будет делать скриншоты личных переписок в мессенджерах или соцсетях, фиксировать, что человек смотрит на YouTube в своё законное свободное время — специалисты не захотят это показывать, не смогут отдохнуть и выгорят на ровном месте.

В Shtab предусмотрели и это — контент из диалогов и соцсетей автоматически блюрится. Даже если сотрудник забудет выключить трекинг на обеде, ему будет не о чем волноваться. Слава нейронным сетям!

Чтобы вся команда проекта была в одном инфополе, в Shtab есть фид — здесь он называется «Новости». Там можно публиковать промежуточные отчёты, новые вводные по проекту, типовые правила и многое другое. Это не замена общению в командных чатах, но способ донести до всех исполнителей важную информацию без риска утонуть в сотнях сообщений в Telegram.

Но вернёмся к трекингу времени. Есть у него и другие плюсы — он помогает сделать планирование точным и основанным на данных, а не субъективных предположениях.

Планирование на основе данных

Сам по себе тайм-трекер не исправляет и не улучшает результаты. Это не волшебная таблетка. Он просто помогает измерить время для исполнения задачи и зафиксировать то, что человек может упустить.

Задайте себе вопрос: «Сколько времени у меня уйдёт на составление ежемесячного отчёта?»

Ответом наверняка будет что-то вроде «Часа 1,5-2». Если же вы пару-тройку раз зафиксируете реальное время на составление отчёта, то будете знать, что к примеру у вас на это в среднем уходит 1 час 10 минут. Значит, и закладывать на эту задачу 2 часа с лишним не имеет никакого смысла, а оставшееся время лучше потратить на другой таск.

Или возьмём частый кейс в digital-агентствах. Проджект-менеджер ставит дизайнеру таск «Нарисовать баннер». Чтобы уложиться в свою идеальную картину мира, выделяет на задачу 1 час.

Специалисту же нужно изучить материалы заказчика, вникнуть в его фирменный стиль, найти референсы, сделать драфт, согласовать финальный макет. И это без учёта возможных правок.

С данными тайм-трекера по выполнению аналогичной задачи, дизайнер мог бы возразить проджекту и предоставить фактическое доказательство, сколько времени на неё на самом деле нужно. И в следующий раз проджект бы составлял план на основе точных цифр.

Данные по типовым задачам, которые составляют большую часть работы большинства команд, помогут составлять точные планы. А это значит, что и компания сможет зарабатывать больше, грамотно дозируя нагрузку специалистов.

Данные по отдельному специалисту можно смотреть на вкладке «Активность» — там видны пиковые часы активности специалиста по дням в разрезе 4 недель.

Руководителю эта информация поможет оценить продуктивность отдельно взятого сотрудника и увидеть, кто перегружен, а кому еще можно поручить дополнительные задания.

Самому специалисту это поможет понять, в какое время он наиболее эффективен, чтобы ставить на него приоритетные и энергозатратные задачи. Тем самым он сможет планировать свой день и даже неделю.

Важная особенность Shtab — расширенная аналитика по деятельности команды и формирование отчётов на основе данных трекера.

Предусмотрено 3 вида отчётов:

  • Сводный;
  • План-факт;
  • Команда.

Сводный отчёт — позволяет следить за статистикой конкретного проекта или общими показателями всех проектов.

В окне «Сводный отчёт» можно увидеть текущие проекты с их дедлайнами, % прогресса, числом задач, количеством исполнителей и просроченных тасков. Это даёт общее представление по всей работе и текущему прогрессу. Для детализации в каждый из проектов можно зайти по отдельности.

План-факт — позволяет отследить % отклонения реально затраченного времени от прогнозируемого.

Эти данные помогут определить, где и на каких задачах есть затыки, и в будущем скорректировать планирование.

Команда — позволяет в одном окне увидеть активность всех членов команды.

При необходимости отсюда можно перейти в Активность отдельно взятого специалиста.

Эти отчёты позволяют руководителю в более наглядном виде отслеживать эффективность работы всей компании.

Все отчёты можно выгружать из сервиса в формате .xlsx.

И ещё 2 недели на тестирование

Резюмируя: Shtab позволяет руководителю организовать рабочий процесс в одном пространстве вместо десятка разных софтов, а также отслеживать результативность деятельности команды и точнее планировать будущие проекты.

В сервисе есть бесплатный тариф, рассчитанный на команды до 5 человек. На ознакомление с продвинутыми тарифами отводится 14 бесплатных дней, во время которых нет никаких ограничений по числу пользователей или функций. Поэтому перед окончательным решением можно протестировать Shtab в полевых условиях и соотнести сервис со своим воркфлоу.

Автор

Михаил Самойлов

Пишу о бизнесе, стартапах, историях создания своего дела и факапах.

Комментарии:

Подпишитесь
на рассылку

Будьте всегда в курсе наших
специальных предложений!