Виды электронного документооборота в организации

Дмитрий

1 мин. чтения

(2)

Электронный документооборот используется в большинстве компаний, причём самых разных размеров. Его применяют не только крупные игроки, но и индивидуальные предприниматели, а также малый и средний бизнес.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот, ЭДО — это технология, которая позволяет компании управлять документами в электронном виде. Их можно хранить, обрабатывать, отправлять и принимать без использования бумаги.

Чтобы использовать ЭДО, понадобится выбрать одну из множества систем электронного документооборота.

Система электронного документооборота, СЭД — это программное обеспечение, которое позволяет настроить управление электронным документооборотом и непосредственно управлять им. То есть ЭДО — это технология, а СЭД — это ПО для применения технологии.

Функции электронного документооборота

Все функции ЭДО помогают сотрудникам компании легче и эффективнее управлять документооборотом. Например:

• создавать и регистрировать документы;
• создавать и редактировать справочники и реквизиты;
• формировать отчёты в несколько кликов;
• отправлять и получать документы;
• вести историю изменений и движения документации;
• контролировать исполнение приказов;
• импортировать документацию из интернета или из системы компьютера;
• работать как с отдельными файлами, так и с папками.

Функции ЭДО позволяют выделить преимущества использования этой технологии.

Преимущества использования электронного документооборота

Использование бумажного документооборота — это долго, дорого и малоэффективно. В то же время, ЭДО учитывает эти недостатки и обладает рядом преимуществ:

• Сокращение расходов — не нужно нанимать курьеров, закупать большое количество бумаги, чернил и принтеров, а также тратиться на почтовые рассылки.
• Хранение текущей документации — ничего не потеряется и не перепутается, потому что система учитывает все операции с документами и позволяет грамотно сортировать файлы.
• Хранение архивов — иногда требуется поднять архивы за последние несколько лет, и система с этим отлично справляется.
• Использование электронной подписи — можно подписывать документы из любой точки мира, в которой есть интернет.
• Контроль бизнес-процессов — можно контролировать любые исполнительные процессы по документам и отслеживать движение приказов, отчетов и договоров.

Принципы электронного документооборота

Для лучшего понимания работы ЭДО рассмотрим его принципы:

• документ регистрируется в системе один раз, что даёт возможность безошибочно его идентифицировать;
• документ движется непрерывно, что даёт возможность определить ответственного за его исполнение в любой момент;
• все операции могут выполняться параллельно, это повышает оперативность исполнения документов и сокращает их время движения;
• система поиска довольно проста и в то же время эффективна, поэтому найти документ в системе можно по минимальным данным;
• документы в системе не дублируются, что позволяет избежать путаницы в версиях и изменениях;
• система отчётов помогает контролировать движение документации и принимать управленческие решения.

Виды электронного документооборота

ЭДО можно классифицировать несколькими способами. Основной способ — классификация по сфере правовых отношений:

• внутренний электронный документооборот — движение документов в пределах одного предприятия;
• внешний электронный документооборот — движение документов между компаниями.

Второй способ классификации — по типу и характеру документации. Так ЭДО бывает:

• налоговый;
• бухгалтерский;
• производственный;
• складской;
• управленческий;
• кадровый;
• архивный и т.д.

Вне зависимости от вида ЭДО принцип действия и основные функции остаются одинаковыми. Теперь рассмотрим виды систем электронного документооборота, чтобы понять, что лучше всего подойдёт вашей компании.

Виды систем электронного документооборота

СЭД можно классифицировать на три категории: универсальные «коробочные» варианты, комбинированные и индивидуально разрабатываемые. Подробнее опишем каждый вариант:

1. Универсальные варианты «из коробки»:
   • готовая базовая платформа;
   • самые дешёвые;
   • обладают стандартными функциями;
   • быстро внедряются и настраиваются;
   • лицензия приобретается отдельно на каждое рабочее место;
   • чаще всего неспособны закрыть все потребности организации.
2. Комбинированные:
   • готовая базовая платформа + разработка необходимых дополнительных модулей;
   • стоимость варьируется в зависимости от сложности модулей, но обязательно включает в себя стоимость базовой платформы;
   • обладают довольно широкой функциональностью;
   • быстро внедряются и настраиваются;
   • простые в освоении и использовании;
   • закрывают все потребности организации.
3. Индивидуально разрабатываемые:
   • собираются с нуля под конкретные потребности предприятия;
   • самые дорогие;
   • долго внедряются и настраиваются;
   • сложные в освоении, но простые в использовании;
   • требуют расходов на закупку нового оборудования и ПО, а также обучения сотрудников;
   • закрывают все потребности организации.

Большинству компаний подходят универсальные или комбинированные варианты, потому что они относительно недорогие, просты в освоении и закрывают те потребности, ради которых и внедряются СЭД.

Системы электронного документооборота

Когда вы понимаете принципы ЭДО, его виды и разбираетесь в том, что такое СЭД, остаётся только выбрать саму систему. Расскажем вам о нескольких популярных системах, которые пользуются спросом у владельцев бизнеса.

1. ELMA365 ECM

Функции и преимущества

Система электронного документооборота, отлично подходящая для обеспечения внутреннего документооборота среднего и большого бизнеса.

• Классический набор инструментов — возможность грамотно организовать электронную канцелярию и обеспечить надежную защиту и хранение данных.
• Электронный архив — поможет оперативно находить и выгружать документы, а также быстро отвечать на входящие запросы.
• Электронная канцелярия — обеспечит контроль при получении и хранении оригиналов договоров.
• Управление договорами, служебными записками и другими важными документами.
• Маршруты согласования документов — защитят от потерь и избавят от лишних коммуникаций.
• Электронная подпись — обеспечит простое взаимодействие как внутри компании, так и с контрагентами и государственными органами.
• Встроенный внутрикорпоративный чат для обсуждения документов.
• Мобильное приложение для iOS и Android.
• Интеграция с Диадок и другими операторами ЮЗДО.

Недостатки

Иногда наблюдаются некритичные баги и ошибки.

Стоимость

Стартовая цена — от 500 рублей в месяц.

Бесплатная/пробная версия

Есть.

2. Контур.Диадок

Функции и преимущества

Система электронного документооборота с контрагентами. Помогает обмениваться накладными, счетами-фактурами, актами и другими документами.

• Создание, отправка и получение документов — удобно и без дублирования на бумаге.
• Распределение документов — возможность разграничить доступ сотрудников к документам с помощью создания нескольких подразделений.
• Сверка взаиморасчётов — автоматическое сравнение данных по операциям с контрагентами, а также формирование актов сверки и протоколов расхождений.
• Хранение документов в электронном архиве — бессрочно и на серверах Контур.
• Электронная подпись — с любого устройства, будь то ноутбук, смартфон или планшет.
• Составление маршрутов согласования — документы автоматически запрашивают согласование у конкретных отделов или специалистов.
• Интеграция с 1С.

Недостатки

Высокая цена.

Стоимость

Стартовая цена — от 1900 рублей за пакет в 250 исходящих документов.

Бесплатная/пробная версия

Есть.

3. Genplace

Функции и преимущества

Система электронного документооборота, предназначенная для организации удобной и эффективной работы с контрагентами.

• Обмен электронными документами даже если у контрагента нет ЭДО — документ отправляется по ссылке и подписывается любой электронной цифровой подписью.
• Распознавание документов — система автоматически определяет, кому нужно отправить документ.
• Интеграция с 1С — полезно для универсальных передаточных документов и счетов-фактур.
• Хранение документов — скачать можно в любое время.
• Использование в судах и контролирующих органах — все документы юридически значимые.
• Интеграция с Контур.Диадок, Калуга Астрал, Тензор (СБИС) и Такском.

Недостатки

Недостаточно широкий набор функций.

Стоимость

Стартовая цена — от 840 рублей в месяц.

Бесплатная/пробная версия

Есть.

Итог

Электронный документооборот помогает бизнесу сократить убытки и упростить работу с документацией. Системы электронного документооборота активно используются бизнесом любых масштабов: от индивидуальных предпринимателей до огромных корпораций. Главное — выбрать оптимальный вариант по соотношению цены, качества и количества полезных функций.

Автор

Дмитрий

Пишу тексты

Комментарии:

Написать