Как перейти на электронный документооборот

Дмитрий

1 мин. чтения

(2)

Мы разобрались в том, каким бывает электронный документооборот и рассмотрели виды систем электронного документооборота. Пора узнать, как перейти с бумажного документооборота на ЭДО и внедрить в компанию СЭД.

Что такое электронная подпись и как её получить?

При работе с ЭДО докумены подписываются в электронном виде, следовательно, обычная подпись не подойдёт. Потребуется получить электронную подпись, которую также называют цифровой.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это замена обычной подписи от руки, которая представлена в электронном виде. Она бывает трёх видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Для ЭДО лучше подойдёт третий вид — усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она позволяет обмениваться документами с государственными органами, подавать иски в суд и участвовать в государственных закупках.

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Такая подпись оформляется за определённый срок и определённую стоимость, которые зависят от конкретного центра, в который вы будете обращаться. Список центров можно посмотреть по ссылке.

Какие варианты перехода на ЭДО существуют?

Есть два варианта перехода на ЭДО: использовать веб-версию или провести интеграцию.

Первый вариант быстрее и проще, платить нужно только за отправленные документы. Подойдёт тем, у кого трафик по документации составляет не больше 100 исходящих в месяц.

Второй вариант позволяет автоматизировать многие процессы, и подойдёт тем, у кого много входящей и исходящей документации. Решение для средних и крупных компаний.

Кто такие операторы ЭДО?

Чтобы не нарушать законы и спокойно отправлять документы в налоговую, а также обмениваться счетами-фактурами, необходимо выбрать доверенного оператора электронного документооборота.

Они позволяют отправлять и принимать документы через защищённые каналы связи с шифрованием. Так вы будете уверены, что ни один из файлов не попадёт в руки к злоумышленникам.

Список доверенных операторов федерального уровня можно посмотреть на сайте федеральной налоговой службы в реестре операторов электронного документооборота. Ссылка на реестр.

После регистрации у оператора ЭДО вам потребуется только загрузить сертификат ЭЦП и оплатить тариф.

Как выбрать оператора ЭДО?

При выборе оператора электронного документооборота рекомендуем учесть следующие параметры:

1. Удобный интерфейс. Ведь пользоваться им вам придётся достаточно часто. Поэтому важно, чтобы интерфейс был интуитивно понятным и визуально приятным.
2. Высокий уровень безопасности. Необходимо понять, как работает доступ к сервису. Как организован вход в систему, как и где хранится документация, и будет ли она доступна, если разорвать договор.
3. Роуминг со сторонними операторами. Этот пункт станет важным, если контрагенты используют другой сервис ЭДО. Важно, чтобы в таком случае обмен документами не выходил по стоимости за рамки разумного.
4. Интеграции с учётными системами. Чтобы автоматически обмениваться данными.
5. Стоимость обслуживания. Узнайте условия по тарифам, подберите самый выгодный, сравните несколько операторов по этому критерию.
6. Отзывчивая техническая поддержка. Важно, чтобы вам могли помочь в случае возникновения ошибок и оперативно их устраняли. Также узнайте о времени работы поддержки.
7. Возможность доработок. Часто бывает такое, что требуется что-то добавить в систему для более удобной работы компании. Поэтому важно узнать про такую возможность заранее.

Что делать дальше?

После того, как вы подготовили к работе ЭДО, необходимо научить сотрудников работать с ним. Рассказать, показать алгоритмы, продемонстрировать возможности. Важно, чтобы все понимали принципы работы и могли самостоятельно справляться со всеми необходимыми задачами.

Также нужно связаться с контрагентами и донести до них то, что вы перешли на электронный документооборот и теперь только так будете отправлять документацию. Расскажите о том, как это выгодно и быстро. Хорошо, если контрагенты согласятся с вами и тоже займутся переходом на ЭДО.

Системы электронного документооборота

Чтобы вам было проще определиться с тем, что могут СЭД и какую лучше выбрать, мы составили небольшой обзор. В нём рассматриваются несколько интересных систем для ЭДО, которые помогут вам автоматизировать работу с документами.

1. СЭД ТЕЗИС

Функции и преимущества

Система электронного документооборота от российской компании Хоулмонт. Обладает большим количеством функций и работает с 2010 года.

• Автоматизация документооборота — в компаниях любого масштаба и в государственных структурах.
• Контроль выполнения задач — возможность оперативно отслеживать выполнение поставленных задач.
• Электронная канцелярия — можно автоматизировать основные особенности работы бумажной канцелярии.
• Управление совещаниями — с помощью специального модуля можно планировать совещания, а также контролировать поставленные задачи.
• Мобильное приложение — упрощает работу с телефона или планшета.
• Поддержка квалифицированной электронной подписи — можно обменивать документами с юридической значимостью.
• Функции сравнения и распознавания — для работы с отсканированными документами.
• Интеграция с внешними учётными системами, множество отраслевых решений, портал с корпоративной информацией.

Недостатки

Не обнаружено.

Стоимость

Стартовая цена — от 35 000 рублей.

Бесплатная/пробная версия

Есть.

2. Nopaper

Функции и преимущества

Сервис документооборота, доступный с мобильного телефона. Позволяет получить электронную подпись в несколько касаний. Подключается за 5 минут. Документы, подписанные такой подписью, остаются юридически значимыми.

• Мобильное приложение — вся работа происходит в нём.
• Усиленная электронная подпись — хранится в смартфоне, выпускается после подтверждения личности.
• Работает без установки дополнительного программного обеспечения.
• Не требует посещать удостоверяющий центр.
• Плата только за тариф по исходящим документам.
• Веб-версия сервиса позволяет просматривать и скачивать документы на устройство.
• Можно подписывать все документы, не требующие квалифицированной электронной подписи.

Недостатки

Не обнаружено.

Стоимость

Стартовая цена — от 2100 рублей в месяц.

Бесплатная/пробная версия

Есть, на 50 подписаний.

3. Quidox

Функции и преимущества

Веб-сервис ЭДО, который позволяет быстро создавать и подписывать электронные документы, а затем отправлять их контрагентам.

• Возможность указывать требования к адресату — например, «просто доставка», «требуется подпись» или «согласование».
• Интеграция с Битрикс24 — возможность подписывать документы прямо в CRM-системе.
• Множество тарифных планов — для самых разных объёмов исходящей документации.
• Возможность найти контрагента по УНП — и отправить ему документы.
• Работа с разными носителями ЭЦП — как USB, так и SIM-ЭЦП.
• Гибкие интеграции — с программами 1C и любыми CRM-системами.
• Высокая экономия — до 75% по сравнению с обычным бумажным документооборотом.
• Высокая скорость обмена — документы доставляются за пару секунд после отправки.
• Уведомления в мессенджерах — возможность подключить бота в Telegram и Viber
• Уведомления по почте и подписание документов в браузерах Google Chrome, Mozilla Firefox и Opera.

Недостатки

Не обнаружено.

Стоимость

Стартовая цена — от 500 рублей в месяц.

Бесплатная/пробная версия

Есть, на 14 дней без ЭЦП и ещё на 30 после подключения ЭЦП.

Итоги

Переход на электронный документооборот — несложный и недолгий процесс. Но нужно понимать, что значимую отдачу это нововведение принесёт не каждой компании. Объём исходящей документации не должен быть слишком маленьким, иначе ЭДО просто не окупится. Если же вы понимаете, что переход к электронному виду документооборота необходим вашей компании, то не забудьте о паре тонкостей. Заведите квалифицированную электронную подпись, выберите оператора ЭДО, обучите своих сотрудников работать в новом интерфейсе и предупредите контрагентов об изменениях.

Автор

Дмитрий

Пишу тексты

Комментарии:

Написать