Обзор HRM-системы PeopleForce

Анастасия Ефименко

5 мин. чтения

(2)

HRM-система PeopleForce позволяет автоматизировать и оптимизировать рекрутинг и HR-процессы и переложить ежедневные рутинные задачи с плеч HR-менеджеров на функциональность платформы.

Система PeopleForce для удобства пользования разделена на 5 модулей:

• PeopleHR — автоматизация HR-процессов
• PeopleRecruit — упрощенный процесс найма от публикации вакансии до найма кандидата
• PeoplePerform — постановка целей и методы оценивания сотрудников
• PeoplePulse — измерение лояльности, отчеты и аналитика
• PeopleTime — трекинг времени и расходов.

Компании могут выбирать в соответствии со своими задачами систему целиком или использовать определенные модули. Предлагаем с каждым ознакомиться более подробно.

PeopleHR: удобное управление персоналом

Стопы бумаг, десятки папок и excel-файлов — прошлое HR. Сегодня каждый уважающий свое время и ресурсы HR-специалист автоматизирует ежедневные задачи и хранит данные в HRM-системе. Ведь это так удобно! 

Информация о сотрудниках

Все данные о сотруднике, которые вам нужно, всегда у вас под рукой. Контакты, информация об отпусках, больничных, зарплате, опыт, компетенции, должность, департамент, сертификаты и даже резюме, которое было отправлено на вакансию. Вы все можете найти в PeopleHR за пару кликов с помощью фильтров.

Личный кабинет сотрудника

Вы можете не беспокоиться, что сотрудник пропустит или будет не в курсе важных событий в его профессиональной жизни. В разделе Мои активности специалист в любой момент может уточнить и перепроверить, какие задачи требуют участия и внимания, какой прогресс у OKR’s, на когда назначена следующая встреча 1-on-1 или необходимо ли оценить сотрудника по методу 360 градусов. Все запланированные события, отгулы и больничные отмечаются в личном календаре.

Управление отсутствием

PeopleHR удобен не только для HR, а и для сотрудников. Каждый специалист всегда в курсе количества дней и часов доступных для отпуска и больничных, ведь они отображаются на “Главной странице” аккаунта. А чтобы запросить пару дней или часов отгула достаточно сделать запрос. Программа самостоятельно отправит уведомление руководителю, который в один клик может утвердить или отклонить запрос. Сотрудник об этом узнает из уведомления в системе или письме почты. 

Адаптация нового сотрудника

От качества адаптации зависит, останется сотрудник работать в вашей компании или нет. 35% специалистов уходят из организаций в течение первых двух месяцев и причиной называют… барабанная дробь… плохой онбординг. Поэтому чтобы сотрудник быстро и эффективно адаптировался в новой компании, следует тщательно продумывать все этапы адаптации. В этом вам поможет PeopleHR.

Система позволяет прописать, указать дедлайны всех задач онбординга, назначить ответсвенного, прикрепить документы, вижуалы и видео, а также автоматизировать все уведомления. И онбординг вы можете начинать даже до выхода сотрудника на работу. 

Календарь

Государственные праздники, выходные, личные и корпоративный события, задачи — календарь в PeopleHR напомнит обо всех важных для вас и сотрудников событиях. Он интегрируется с Google-календарем, iOS, Android, поэтому система объединит все события из разных источников в одном месте и сама будет напоминать о приближении важной даты на почту или нотификейтом на смартфон.

Руководители могут управлять и разграничивать календари для всей организации, департаментов и даже отделов.

Объявления и пожелания

Есть приятная новость, которой хотите поделиться с сотрудниками? Не держите ее в себе, опубликуйте в системе. Напишите текст, подберите вижуал и запланируйте на определенное время или опубликуйте моментально.

После публикации все сотрудники или для кого открыто объявление увидят новость на “Главной странице”, а также получат уведомление на почту. А чтобы письмо наверняка заметили среди лавины других рабочих писем, оно отмечается особым эмодзи. Кстати, сотрудники также могут реагировать на объявления различными смайлами и комментировать.

Для инициатив в PeopleHR выделено отдельное место, где каждый сотрудник может оставить свое пожелание, например, купить в офис Playstation или пригласить крутого спикера на корпоративный мастер-класс. Руководитель по желанию может утвердить или отклонить предложения.

PeopleRecruit: закрывайте вакансии быстро и эффективно

Автоматизация рекрутинга значительно экономит время и силы рекрутера. Для этого в PeopleForce специально разработан модуль PeopleRecruit, который позволяет публиковать вакансии, назначать собеседования, оценивать кандидатов и получать аналитику в одной системе. Давайте по порядку разберемся со всеми возможностями.

Публикация вакансий

PeopleRecruit интегрирован с популярными job-сайтами и порталами: Linkedin, grc (HeadHunter), work.ua, rabota.ua. У вас есть возможность прямо из системы публиковать вакансии, редактировать, получать отклики с указанием, из какого источника пришел кандидат. Это значительно экономит время, и все кандидаты у вас всегда под рукой в одной системе.

Плагин PeopleForce Prospector

Когда вы лично занимаетесь сорсингом, то, наверняка, сталкиваетесь с не самым быстрым занятием - занесением кандидата в базу. PeopleForce желает и в этом вопросе облегчить вам жизнь: мы создали плагин PeopleForce Prospector. Он сканирует данные кандидата и автоматически добавляет их в отдельную карточку системы. А если вы при повторно наткнетесь в Интернете на данного кандидата, то плагин оповестит, что специалист уже занесен в базу.

Воронка рекрутинга

Для каждой вакансии есть возможность настраивать свою воронку рекрутинга с персонализированными шагами. Например, для одной должности у вас предусмотрено тестовое в два этапа, а для другой - в начале встреча с руководителем отдела, а потом с CEO. В таких случаях воронки будут отличаться.

По мере продвижения кандидатов по этапам рекрутинга, вся информация будет отображаться на канбан-доске. Все сотрудники, которые принимают участие в найме и оценивании кандидата, будут уведомлены об изменениях. 

Прямо из карточки кандидата вы можете назначать интервью, отправлять тестовые, оффер, формировать оценочный лист, а также видеть всю историю рекрутинга данного специалиста.

Электронная подпись 

Когда вы нашли своего сотрудника, приходит время подписывать документы. Для этого в PeopleRecruit предусмотрена электронная подпись документов. Кандидатам ничего не нужно распечатывать, достаточно подписать все необходимые документы в системе.

PeoplePerform

Успех компании зависит от сотрудников. Правильно оценить, насколько каждый специалист эффективен, справляется со своими задачами, вовлечен и доволен работой, поможет PeoplePerform. Он позволяет проводить оценивание 180 и 360 градусов, планировать встречи 1-on-1 и определять цели и результаты по методу OKR. 

OKR: эффективное управление целями 

OKR или цели и ключевые результаты — инструмент для совместной постановки задач и построения планов с измеримыми результатами.

Система OKR в PeoplePerform позволяет выстраивать дерево целей: от задач и планов конкретного сотрудника, отдела, подразделения до глобальных целей компании. Это позволяет увидеть картину всех задач и вовремя подмечать прогресс, пропущенные дедлайны, несоответствие задания компетенциям сотрудника, степень важности и влияния задач на цели компании, а также прогресс и развитие отдельных специалистов и организации.

Продуктивные встречи 1-on-1

1-on-1  — неформальные регулярные встречи руководителя и подчиненного, которые помогают укрепить команду, повысить эффективность и лояльность сотрудника, предупреждать конфликтные ситуации и снижать негатив. 

1-on-1 приносят желаемую пользу при систематическом планировании. И в этом вам придет на помощь PeoplePerform. В модуле вы можете назначать встречу и планировать ее в календаре. Система синхронизируется с календарем и оповестит подчиненного о запланированной 1-on-1, а после еще предварительно напомнит участникам о встрече, чтобы все явились вовремя.

Предварительно в карточке встречи вы можете создавать план общения, записывать темы для обсуждения, вопросы, делать пометки, а после - записывать результаты, по желанию делиться ими с другими коллегами и отправлять follow-up письма.

HRM-система собирает данные всех 1-on-1 в одном месте, так что HR-менеджеру будет намного проще отслеживать прогресс. Если хотите получить сведения по конкретному сотруднику или департаменту, фильтр в этом вам поможет. Теперь не нужно перелистывать тонны бумаг или пересматривать excel-таблички. Вся информация находится на расстоянии пары кликов.

Оценки 180 и 360 градусов

Вы знаете, насколько эффективно работают ваши сотрудники? Утвердительно ответить на этот вопрос помогут оценки 180 и 360 градусов. Эти методы позволяют своевременно проводить Performance Review сотрудников:

• 360 градусов — оценка компетенций, действий, качеств сотрудника с точки зрения руководителей, коллег, подчиненных и самого специалиста.
• 180 градусов — оценка от руководителя и самого сотрудника.

Для запуска оценки необходимо указать в системе пул вопросов, которые вы хотите задать определенному сотруднику или команде. Система отправит опросник специалистам, а после заполнения проанализирует ответы и предоставит вам удобную аналитику.

Метод матрицы 9 boxes

Одновременно с 360 и 180 градусов сотрудника можно оценивать по методу 9 boxes. Это инструмент для развития команды. Оценивается эффективность и потенциал сотрудников по показателям Низко, Средне и Высоко. То есть все сотрудники будут определены в 9 блоков.

После заполнения матрицы система покажет развернутую аналитику и продемонстрирует, в какую категорию попал тот или иной сотрудник. После этого HR-менеджер определяет, кто из специалистов может рассчитывать на повышение, компенсацию или требует развития.

PeoplePulse

PeoplePulse поможет вам быстро и в режиме реального времени получать отчеты и просматривать аналитику, а также определять уровень вовлеченности сотрудников:

1. Для определения удовлетворенности сотрудников в системе предусмотрен опросник Net Promoter Score (eNPS). От HR-менеджера необходимо только запустить опросник, а система самостоятельно обработает ответы и предоставит результаты.
2. В модуле PeoplePulse предусмотрены 12 категорий ключевых драйверов (напр., здоровье, обратная связь, отношения с коллегами, отношения с менеджментом, и т.д.). Вы можете менять драйверы на свое усмотрение. По каждому драйверу сотрудники отвечают на вопросы, имея несколько вариантов ответов. Система обрабатывает все ответы и предоставляет результаты в виде диаграммы, благодаря которой вы можете увидеть сильные и слабые стороны своего бизнеса, а с помощью облака слов искать определенные ответы по ключевым словам.

PeopleTime

Экономьте свое время на учете рабочего времени, расходов, утверждении табелей и отчетности:

1. Система самостоятельно напоминает сотрудникам о дедлайне отправки табелей и позволяет менеджерам быстро отклонить или утвердить табель.
2. В HRM-системе каждый сотрудник может регистрировать чеки и квитанции. Это позволяет менеджерам всегда знать, на какие цели была потрачена каждая копейка.
3. Все расходы проекта аккумулируются и хранятся в PeopleTime, так что вы в любое время можете предоставить отчеты по запросу.
4. Система за вас подсчитает, сколько времени потратил сотрудник на завершение задач, даже если он работает на фрилансе.

HR-аналитика и отчеты

Переходите на “ты” с аналитикой. Благодаря PeopleForce вы сможете в любое время суток и из любой точки планеты предоставить отчеты по текучести, стажу, зарплате, о карьерных изменениях, выходных, отработанных часах, учета имущества и настроения, по срокам найма, воронки рекрутинга, отказа кандидатов и т.д.

Диджитализация процессов была трендом примерно 10 лет назад. Сегодня автоматизация — это необходимость для бизнеса, который желает идти в ногу со временем, не терять клиентов, продажи, выручку и свое место на рынке. Ведь цифровизация позволяет меньше тратить времени и сил на рутинные задачи, а больше сконцентрироваться на важных бизнес-задачах и развитии команды. Регистрируйтесь на бесплатные 14 дней тестирования системы PeopleForce. 

Автор

Анастасия Ефименко

Комментарии:

Написать