Как выбрать систему электронного документооборота

Инга Чернышева

3 мин. чтения

(0)

При передаче документа через ЭДО оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой подписан документ. Также сверяется соответствие формата документа требованиям законодательства.

Благодаря использованию электронного документооборота снижаются затраты на печать, офисную канцелярию, услуги курьеров. Время существенно экономится за счёт сокращения ручного труда. Электронную документацию сложнее потерять. Также программы ЭДО обеспечивают прозрачность обмена документами. В любой момент можно узнать статус документа, все действия контрагентов фиксируются. 

Расскажем о десяти самых популярных системах электронного документооборота.

1. ELMA365 ECM

Функции и преимущества

Быстрая система документооборота, быстрый отклик, лёгкая настройка. Система помогает организовать электронную канцелярию и обеспечивает надёжное хранение данных. Предусмотрен  обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Маршруты движения документов  автоматизируются с помощью сквозных бизнес-процессов.

• Электронный архив — для хранения используются привычные папки, структура и доступ которых гибко настраивается. 
• Электронная канцелярия — помогает обеспечить контроль за получением и хранением оригиналов договоров и легкий поиск электронных и бумажных документов.
• Работа с финансовыми документами — маршруты согласования входящих счетов исключают случаи потери документов и снижают риски несвоевременной оплаты, а стадии рассмотрения становятся прозрачными и контролируемыми.
• Управление договорами — генерирование договоров по готовым шаблонам с актуальными реквизитами, своевременное исполнение задач по документу и их контроль.
• Служебные записки — создаются в считанные секунды и сразу направляются адресатам. 
• ЭЦП — наличие легитимных электронных подписей в системе позволяет отказаться от бумажных носителей. 
• Задачи — агрегирование всех задач в одном месте позволяет грамотнее организовать рабочее время, определить приоритетность задач и уложиться в сроки. 
• Внутрикорпоративный чат — отправка мгновенных сообщений прямо из интерфейса системы.

Недостатки

Не отмечено.

Стоимость

Цена именной пользовательской лицензии начинается от 500 рублей в месяц. 

Пробная/бесплатная версия

По запросу можно получить тестовый доступ к сервису.

2. Контур.Диадок

Функции и преимущества

Система электронного документооборота. Позволяет обмениваться счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами без дублирования на бумаге. 

• Модуль для интеграции с 1С — отправляйте и получайте электронные документы в 1С без ручного ввода данных.
• Интеграция через API — получайте, подписывайте, отправляйте электронные документы и используйте другие возможности веб-версии в интерфейсе своей учётной системы.
• Распределение документов по подразделением и ограничение доступа сотрудников.
• Сверка взаиморасчётов.
• Возможность хранения документов в электронном архиве.
• Возможность выгрузки в систему интернет-отчётности.
• Составление маршрутов согласования.

Недостатки

Много жалоб на работу технической поддержки, навязчивая реклама.

Стоимость

Стоимость тарифов на годовой пакет документов начинается от 1900 рублей (7,6 рубля за документ). В стоимость ЭДО входят только исходящие документы. Квалифицированный сертификат электронной подписи — 2 000 рублей.

Пробная/бесплатная версия

По запросу.

3. Контур.Экстерн

Функции и преимущества

Отчётность через интернет. Формы отчётности всегда актуальны, а встроенная проверка обеспечит сдачу отчёта с первого раза.

• Актуальные формы отчётов для всех режимов налогообложения. 
• Проверка деклараций на ошибки, авторасчёты и подсказки при заполнении.
• Сводная таблица отчетности по всем организациям, многопользовательский режим, работа с клиентами онлайн.
• Объединение организаций на обслуживании в групповую учётную запись. Удобное заполнение и контроль отчётности всех клиентов.
• Отчётность с с сертификатом любого аккредитованного удостоверяющего центра.

Недостатки

Иногда долгие ответы от техподдержки.

Стоимость

После отправления заявки связывается менеджер и предлагает подходящие тарифы для вашего типа организации и налогообложения. Стоимость тарифа для ИП начинается от 6400 рублей в зависимости от системы налогообложения. Стоимость для юридических лиц — от 13 800 рублей.

Пробная/бесплатная версия

По запросу.

4. СБИС Бухгалтерия

Функции и преимущества

Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО. Система со встроенным ЭДО и электронной отчётностью. 

• Встроенный ЭДО с контрагентами, автоматическое отражение полученных и отправленных документов в учёте. 
• Электронное подписание внутренних документов сотрудниками компании.
• Распознавание сканов документов.
• Автоконтроль возврата оригиналов — загрузите документы, подписанные контрагентами, а СБИС сам найдет нужные операции, прикрепит к ним сканы и сделает отметку о подписании и возврате.

Недостатки

Не всегда работает автоматизация, иногда приходится много делать вручную.

Стоимость

Стоимость тарифов начинается от 9000 рублей в год. 

Пробная/бесплатная версия

Опробовать систему можно по заявке на сайте.

5. ЭДиН

Функции и преимущества

Сервис позволяет в несколько кликов создать и отправить электронные накладные, юридически значимые электронные документы с использованием электронно-цифровой подписи, обеспечивает быструю передачу адресату с подтверждением получения, а также надёжное хранение документов и их быстрый поиск.

• Сервис подписи ЭЦП CryptoWeb —  подписание электронных документов с помощью ЭЦП, поддерживает все типы ключей ЭЦП в Республике Беларусь, гибко настраивается под инфраструктуру предприятия, работает под управлением ОС Windows и Linux с локальным или удаленным расположением ключей. 
• Соответствие законодательной базе Республики Беларусь.
• Интеграция с 1С — обменивайтесь всеми возможными типами электронных документов с контрагентами непосредственно из программы «1С Предприятие».
• Обмен электронными накладными.
• Трансграничный обмен документами с партнёрами из России и Казахстана.
• Архив документов.
• ЭЦП. 

Недостатки

Есть проблемы со связью с техподдержкой.

Стоимость

Сервис белорусский, начальная стоимость тарифов — от 22 белорусских рублей в месяц. Входящие документы не тарифицируются.

Пробная/бесплатная версия

Есть возможность опробовать систему бесплатно.

6. Genplace

Функции и преимущества

Сервис документооборота и управленческого учёта. Предсказывает кассовые разрывы. Ведёт учёт по каждому проекту. Лёгкий обмен электронными документами, даже если ваш контрагент не подключен к ЭДО.

• Подписание документа квалифицированной электронной подписью.
• Контрагент получает ссылку на документ и может его подписать квалифицированной электронной подписью. Ему не нужна регистрация в сервисе
• Сервис проверяет подпись клиента и предупредит, если документ подписан другой подписью.
• Массовая отправка документов.
• Хранение документов (архив).

Недостатки

Местами недоработки на сайте.

Стоимость

Стоимость месячного тарифа — 840 рублей. Единовременная оплата за год составит 8000 рублей.

Пробная/бесплатная версия

Пробный бесплатный период можно получить по заявке на сайте.

7. DocSpace

Функции и преимущества

Внедрение системы управления электронными документами DocSpace позволяет организации не только автоматизировать движение электронных документов в соответствии с принятыми правилами, но и создать удобную единую среду для работы всех сотрудников в каждом подразделении.

• Создание документов по шаблону.
• Совместная работа с проектами документов.
• Протоколирование событий обработки документов.
• Создание типовых маршрутов движения.
• Контроль исполнения документов.
• Личные кабинеты пользователей.
• Рассылка уведомлений по электронной почте.

Недостатки

Не отмечено.

Стоимость

Для подробного расчёта стоимости нужно обращаться к партнёрам сервиса. Их перечень и контакты указаны на сайте программы.

Пробная/бесплатная версия

Ознакомиться с демоверсией системы можно после заполнения формы на сайте.

8. EnDocs Cloud 

Функции и преимущества

Готовое решение для автоматизации процессов обработки, согласования и хранения документов.

• Электронный архив.
• Согласование и оплата счетов.
• Цифровая бухгалтерия.
• Договоры.
• Согласование документов.
• Распознавание и ввод документов.
• Интеграция с Диадок.

Недостатки

Не отмечено.

Стоимость

Стоимость платных тарифов начинается от 170 рублей в месяц.

Пробная/бесплатная версия

Есть бесплатный тариф. В нём — электронный архив бухгалтерских документов, договоры, счета и платежи, авансовые отчёты и служебные записки. Рассчитан на двоих пользователей, 1 Гб для хранения документов — без ограничений по времени.

Как выбрать программу электронного документооборота?

Документы могут содержать секретную информацию, поэтому очень важно доверить документооборот надёжному провайдеру. Обратить внимание стоит не только на количество лет на рынке, но и на упоминания в СМИ. Данные должны передаваться по защищённым каналам связи, обязательна проверка легитимности документов.

Чем проще интерфейс, тем быстрее сотрудники освоят новую программу и тем меньше ошибок они совершат. 

Если вы обмениваетесь документами с клиентами других операторов, стоит проверить, есть ли у сервиса наличие роуминга. 

Обязательно соответствие шаблонов документам стандартам. 

И, конечно же, следует обратить внимание на стоимость. Оплата за каждый документ может быть невыгодна в случае объёмных документаций. 

Автор

Инга Чернышева

Пишу статьи и не тужу.

Комментарии:

Написать