Способы улучшить управление проектами в компании

Инга Чернышева

1 мин. чтения

(0)

Вы собрали команду блестящих дизайнеров, программистов, маркетологов и менеджеров. Что вы получите? Если не наладите управление проектами, в конечном итоге вы будете испытывать только стресс из-за пропущенных дедлайнов, двойной работы, изматывающего общения и большого количества напрасных усилий.

Когда плохо управляемые проекты превращаются в существующие продукты, результаты могут быть катастрофическими. Такой продукт может создать 10 проблем там, где раньше существовала только одна. 

Чтобы улучшить управление проектами в компании, вам нужно правильно выстроить процессы, создать политику и инструменты, которые помогут командам управлять задачами и взаимодействовать друг с другом. Без разумной тактики сотрудничества все ваши планы будут труднореализуемыми.

Расскажем о нескольких способах, которые помогут улучшить управление проектами и предотвратить неудачи.

1. Детально спланируйте рабочие процессы

Нельзя грамотно управлять проектом, не зная его масштабов, ответственных членов команды или желаемого результата. Составьте план рабочих процессов, чтобы получить представление о том, как ваши проекты должны развиваться с течением времени. Начинать лучше с процессов, имеющих очевидные слабые места. Или с тех процессов, которые работают неэффективно в вашей организации.

Если возможно, встройте рабочие процессы в программное обеспечение для управления проектами в виде шаблонов, чтобы люди могли быстро и легко управлять своей работой, сообщая другим о статусе своих задач.

2. Отслеживайте этапы проекта

Отслеживайте выполнение основных задач в рамках рабочего процесса, моменты принятия ключевых решений, первоначальные данные и фактические. Заранее определите важные этапы для своих проектов, чтобы знать, когда вы на верном пути, а когда что-то идёт не так.

Следите за своим бюджетом и сбором данных. Следует знать, сколько денег вы планируете потратить на разные этапы проекта и сколько данных вы ожидаете собрать к определённым датам. Чем больше вы знаете заранее, тем легче выявить проблемы и скорректировать курс до того, как мелкие ошибки превратятся в серьёзные проблемы.

3. Внедряйте лучшие инструменты для управления процессами

Бизнес нуждается в хорошем инструменте управления проектами. Даже если ваша команда слаженно и чётко работает вместе, настанет день, когда кто-то поспорит о том, кто, что и когда должен был сделать. По мере роста вашей компании люди будут присоединяться и уходить. И то, что раньше было понятно всем сотрудникам, для новичков будет неясным. Лучше заранее наладить процесс управления проектами, чем дожидаться беспорядка.

Если у вас ещё нет инструмента управления, рассмотрите системы управления проектами, программы командной работы, платформы для управления работой и совместной работы. Найдите инструмент, который позволяет отслеживать все выполняемые проекты и делает данные доступными для всех участников. 

4. Тестируйте, оценивайте и корректируйте в процессе

Лучшие практики управления проектами и лучшие проекты имеют общую характеристику: гибкость. Постоянно оценивайте эффективность ваших инструментов и методов управления проектами и при необходимости вносите коррективы. 

Прислушивайтесь к членам своей команды и полагайтесь на них, чтобы ваши процессы были максимально оптимизированы. То, что кажется вам разумным, может не так уж хорошо сработать для сотрудников. Не забывайте, что именно они выполняют работу каждый день. Если вы не уверены в выборе варианта из двух, используйте A/B-тестирование.

Рассмотрим несколько программ, которые могут пригодиться при выстраивании процесса управления проектами.

1. GanttPRO

Функции и преимущества

Интерактивное приложение для создания диаграммы Ганта позволит планировать и контролировать любые проекты.

Делите ваши проекты на группы задач и подзадачи. Планируйте задачи во времени, выставляйте длительности и зависимости между ними. Положите ваши проекты на диаграмму Ганта, чтобы выставлять точные прогнозы выполнения и эффективно управлять ресурсами.

• Загрузка ресурсов — проанализируйте загрузку членов и ресурсов вашей команды. Узнайте, на кого еще можно назначить дополнительные задачи, а кто уже работает на пределе возможностей.
• Календарь — заранее обозначьте рабочие и выходные дни вашей команды; сервис автоматически рассчитает продолжительность проекта на основе вашего календаря.
• Доска задач — каждая задача представлена в виде карточки в соответствующей колонке.
• Комментарии и файлы — комментируйте задачи и прикрепляйте к ним файлы.
• Уведомления.
• Автопланирование — все изменения в датах задач и зависимостях влияют на весь проект — происходит пересчёт длительности.
• Критический путь — покажет, какие задачи влияют на длительность проекта и его своевременное завершение.
• Доступ по ссылке и экспорт.
• Отчёты.

Недостатки

Нет визуализации стоимости проекта, иногда небольшие некритичные баги.

Стоимость

Цена на тарифы начинается от $7,99 в месяц за пользователя при годовой оплате. Стоимость тарифов с дополнительными опциями безопасности, контроля и поддержки рассчитывается индивидуально.

Пробная/бесплатная версия

Пробный период длится две недели.

2. Мегаплан

Функции и преимущества

Сервис помогает эффективно управлять компанией.

• Постановка поручений — распределение задач между участниками команды проходит быстро и чётко в режиме онлайн.
• Контроль сроков — напоминания о приближении сроков по задачам и запланированным событиям приходят заранее.
• Уведомления — если задачу прокомментировали или изменился статус проекта, все участники получат сообщение.
• Учёт времени — видно, сколько усилий прикладывают сотрудники и сколько часов тратят на выполнение задач.
• Отчётность — результаты сотрудников и отделов по количеству закрытых задач и другим параметрам доступны в отчётах.

Недостатки

Не очень много интеграций и не все работают корректно.

Стоимость

Самый недорогой тариф обойдётся в 384 рубля в месяц за одного пользователя при оплате года.

Пробная/бесплатная версия

Первые 14 дней использования — бесплатно.

3. Flowlu

Функции и преимущества

Сервиc помогает бизнесу объединить все ключевые процессы компании в рамках единой онлайн-системы и полностью избавиться от путаницы. Поможет навести порядок в работе по проектам и заказам. Автоматизирует рутинные действия. Вы получите чёткое представление о финансовом состоянии бизнеса. 

• Шаблоны проектов — с подробным порядком работ для похожих или повторяющихся проектов. 
• Финансовый учёт в проекте — планируйте график поступлений и расходов по проекту и отслеживайте фактические, избегайте перерасхода средств и добивайтесь максимальной рентабельности.
• Учёт времени по задачам — отслеживайте затраченное время по проекту с помощью тайм-трекера и сравнивайте его с плановым.
• Канбан-доска — получайте информацию о прогрессе работ над задачами: чем сейчас занимаются сотрудники, сколько задач закрыто.
• Чаты по проектам.
• Порядок работы по проекту.
• Автозавершение вех и этапов.
• Хранение документов в едином месте.

Недостатки

Нет работы с договорами, мультивалютности, интеграции с мессенджерами. 

Стоимость

Стартовый тариф стоит 1890 рублей в месяц и рассчитан на пятерых пользователей.

Пробная/бесплатная версия

Есть пробная версия и бесплатный тариф с ограниченным набором функций.

Автор

Инга Чернышева

Пишу статьи и не тужу.

Комментарии:

Написать