Как организовать управление удалёнными сотрудниками
Чтобы выстраивать рабочий процесс между пользователями, организации используют различное программное обеспечение: тайм-трекеры, видеоконференции и другое
3 мин. чтения
(0)
В связи со вспышкой коронавирусной инфекции в 2020 году многие компании перевели своих сотрудников на удалённую работу. Работа с удалёнными сотрудниками подразумевает альтернативную архитектуру взаимоотношений сотрудник — работодатель.
Прежде всего, компания выстраивает оптимальную коммуникацию, используя программные средства. В качестве примера можно привести видеособрания на еженедельной основе и мессенджер для решения срочных вопросов.
Если требуется сдать проект к определённой дате, то рекомендуется использовать CRM-систему. В неё прописывается чёткая задача и дедлайн. Добавление опции предварительного расчёта премии в CRM повысит мотивацию сотрудника на успешное выполнение задачи.
Для контроля удалённых пользователей лучше всего использовать специальное ПО, но не доводить до абсурда. Наиболее оптимальным режимом контроля считаются так называемые «контрольные точки». Другими словами, сотрудник предоставляет отчёт в определённую дату, а не каждый час.
Рассмотрим пять наиболее распространённых приложений, которые используются для контроля и управления удалёнными сотрудниками.
1. Time Doctor
Программное обеспечение учёта рабочего времени сотрудника с возможностью планирования задач и подробной выгрузкой отчётов.
Возможности
- Интегрируется с внешними сервисами Jira, Asana, Google Apps, Trello, GitHub, Teamwork и др.
- Автоматические скриншоты контролируют процесс работы сотрудников.
- Доступна мобильная версия контроля работы на смартфонах и планшетах.
- Мониторинг веб-сайтов и приложений, которые запускают сотрудники на ПК.
- Автоматический расчёт заработной платы с возможностью платежей через системы Paypal и Payoneer.
- Подробный отчёт о работе удалённых пользователей.
- Разграничение доступа на уровне присвоенных ролей каждому пользователю.
- Возможность предоставить клиентам доступ к отчётам и мониторингу программы.
Недостатки
- Неквалифицированная техническая поддержка.
- Отменить подписку на программный продукт можно только через техподдержку.
- Периодические вылеты из приложения без оповещения пользователя.
Стоимость
Ценообразование программного продукта рассчитывается за каждого пользователя на период один месяц и составляет $10. Если у заказчика более 50 пользователей, то вендор индивидуально рассчитывает цену.
Тестирование
Для тестирования предоставляется полная версия Time Doctor сроком на 14 дней. Заявку можно оставить на официальном сайте разработчика, указав контактное имя, номер телефона и e-mail.
2. Shtab
Сервис для совместной работы как в офисе, так и в удалённом варианте. Представляет собой единое рабочее пространство, в котором собраны все необходимые инструменты пользователя.
Возможности
- Встроенный трекер собирает и анализирует время, потраченное на выполнение разных задач.
- Скриншоты экрана сотрудников через заданный промежуток времени выполняются в авторежиме.
- Встроенная нейросеть в автоматическом режиме блокирует личную информацию пользователей, не отображая её администраторам.
- Функция скринкаста записывает и загружает видео к поставленной задаче в приложении.
- Расчёт зарплаты на основе отработанного времени, которое учитывается программой.
- Полная кастомизация: сотрудник может самостоятельно настроить единое рабочее пространство.
- Распределение задач по матрице Эйзенхауэра: строится на основе двух параметров: важность и срочность.
- Синхронизация данных приложения происходит в режиме реального времени.
Недостатки
- При большом количестве подключённых пользователей ПО периодически зависает и не справляется с нагрузкой.
- Отсутствует ставка за выходной день. Расчёт зарплаты приходится проводить в ручном режиме.
- Некоторые уведомления нельзя отключить.
Стоимость
Стоимость базовой лицензии — 230 рублей в месяц или 2040 рублей в год. Расширенная лицензия предоставляет больше возможностей и поддерживает до 200 пользователей, а также дополнительные опции (объём хранилища 50 Гб, Открытый API для кастомизации и т.д.).
Её стоимость начинается от 490 рублей в месяц или 4 404 рублей в год.
Тестирование
Доступна бесплатная версия с возможностью подключения до пяти пользователей и с объёмом облачного хранилища до 1 Гб. Для её получения нужно перейти на сайт разработчика и выбрать вариант «бесплатный».
3. Televid
Программное обеспечение для создания видеоконференций и совместной работы с мультимедиа. Используется для онлайн-встреч, переговоров с заказчиками, презентаций и вебинаров. Решение поставляется как облачная услуга.
Возможности
- Отсутствует привязка к аппаратной части, совместим с любым браузером.
- Создание конференций и встреч в три клика.
- Доступно шифрование данных по персональному запросу клиентов.
- Запись видео хранится в персональном облачном хранилище компании.
- Удобный интерфейс для пользователей.
- Безлимитное время проведения онлайн-встреч или конференций.
- Сервис обслуживания работает в режиме 7*24*365.
Недостатки
- Отсутствие кастомизации.
- Нет полной адаптации под мобильные устройства.
Стоимость
Начальная стоимость в месяц — 7 000 рублей. Если приобретать на год, то минимальный вход — 72 000 рублей. Стандартная лицензия уже стоит 9 000 рублей, а годовой тариф — 102 000 рублей.
По сравнению с базовым он включает в себя 50 одновременных подключений пользователей, открывает доступ к групповым чатам в конференциях и др.
Тестирование
На сайте разработчика доступна пробная версия на семь дней. Необходимо оставить заявку на офсайте вендора, с указанием ФИО, номера телефона и электронной почты.
4. TrueConf
Российский продукт для контроля удалённых сотрудников и проведения видеоконференций. Приложение используется для сервиса Телемедицина в РФ.
TrueConf зарегистрирован в реестре Минпромторга РФ.
Возможности
- Интеграция с сервисами почтовых сообщений и IP-телефонией.
- Менеджмент учётными записями пользователей, а также интеграция аккаунтов из разных систем.
- Лицензирование происходит только по количеству одновременных пользователей в режиме онлайн.
- Кроссплатформенный продукт. Доступен на ОС семейства Microsoft, Linux/Unix (полный список доступен на официальном сайте), MacOS/iOS, Android и браузерная версия.
- Набор стандартных опций включён в любую версию приложения.
- Встроенный корпоративный мессенджер с возможностью создавать чаты.
- Шифрование данных внутри программного продукта.
- Разграничение доступа на уровне IP-адресов, учётных записей, имени ПК.
- Интеграция с Active Directory предоставляет пользователям единую точку входа в систему.
- Запись видео и аудио сохраняется на сервере либо клиентском ПК.
- Использование протокола RTSP позволяет приложению подключаться к видеонаблюдению для менеджмента.
- Предоставляет администраторам групповые политики.
Недостатки
- Большая часть функций доступна только в платной версии.
- При подключении более 100 человек иногда вылетает программа.
Стоимость
Доступны два основных продукта: TrueConf Online и TrueConf Server. Первый вариант ориентирован на небольшую компанию с ограничением до 120 участников. Стоимость составляет 900 рублей в месяц. Если используется меньше сорока участников, то продукт бесплатный.
Второй вариант рассчитан на крупные компании с аудиторией до 1000 человек. Доступны все функции. Стоимость решения начинается от 23 000 рублей в год.
Тестирование
Доступна бесплатная версия под названием TrueConf Server Free с максимальным количеством участников до 10 человек.
СМИ, некоммерческие НИИ и социально-некоммерческие организации могут воспользоваться специальными предложениями вендора. Для них доступны бесплатные варианты продуктов для тестирования и проведения небольших собраний.
5. Planfix
Программное обеспечение представляет собой конструктор, с помощью которого компания создаёт собственную систему управления сотрудниками. Любая задача в приложении является отдельным чатом. В него включены все сотрудники, назначенные ответственными по данному проекту.
Возможности
- Глубокая кастомизация под требования компании и пользователей.
- Чек-листы под каждую задачу (проект) позволяют контролировать время исполнения и собирать обратную связь.
- Приоритизация процессов использует диаграмму Ганта.
- Сохранение и синхронизация контактов в базе приложения.
- Встроенный ИИ анализирует время, проведённое над задачей, и отображает в виде удобного и понятного графика.
- Интеграция со многими офисными приложениями, электронной почтой, IP-телефонией, мессенджерами и внешними сайтами.
- Создание автоматических шаблонов.
- Квалифицированный уровень технической поддержки.
Недостатки
- Наличие незначительных багов, которые периодически всплывают в ПО.
- Сложный интерфейс для новичков. Потребуется потратить время, чтобы привыкнуть и кастомизировать.
Стоимость
Ценообразование базового тарифа начинается от 2,5 евро в месяц за одного пользователя. Ограничение пользователей на таком тарифе — 99 участников.
Тариф «Бизнес» рассчитан на 255 сотрудников, стоимость составляет 3,5 евро в месяц за одного пользователя. Рассчитан на средние компании.
Крупные компании могут воспользоваться пакетом «Корпорация», цена которого составляет 5 евро в месяц за одного человека.
При оплате за год вперёд предоставляется скидка на всех тарифных планах.
Тестирование
Доступна бесплатная версия с ограничением до пяти человек и 1 Гб облачного хранилища. Содержит только базовые функции и отлично подходит для стартапов и маленьких компаний.
Заключение
Выбор программного продукта для управления удалёнными сотрудниками зависит от выполняемых задач и общего количества пользователей в компании. Если в организации работает не более 20 человек, то нет смысла приобретать дорогие решения с большим количеством функций.
Комментарии: