Как правильно планировать свой день
Календарь сам по себе несложен в использовании. Однако, читая о способах управления временем, может показаться, что всё не так просто
3 мин. чтения
(0)
Для планирования важен онлайн-календарь. Физический календарь тоже неплох, но куда большую пользу можно извлечь из онлайн-календаря, установив к нему различные дополнения. Далее следует решить, чего вы надеетесь достичь с помощью календаря.
Разумное планирование — это процесс. Мы поможем вам понять, как онлайн-календарь может работать на вас. Со временем для вас не составит сложности формировать графики, которые максимально эффективно планируют ваше время.
Подсмотрите у других
Если вы не знаете, с чего начать составление своего собственного календаря и расписания, попросите кого-нибудь показать вам пример. Возможно, у вас есть коллега, который уже знаком с тайм-менеджментом и может научить вас использовать календарь для повышения продуктивности.
Порой достаточно одного взгляда на календарь, чтобы получить представление о том, как человек организует своё расписание, какие методы управления временем он использует и насколько далеко он планирует. Это даст лучшее представление о том, что следует начать делать, чтобы повторить успех.
Исследуйте различные способы планирования
При использовании онлайн-календаря у вас будет несколько способов планирования, каждый из которых вы сможете приспособить под себя. Подробное изучение каждого способа позволит ориентировать в этих представлениях. Вы узнаете, какую пользу может принести каждый способ.
Календарь может отображаться в виде недели или месяца, или дня, расписанного по часам. Различные промежутки времени обеспечат дополнительные преимущества для управления временем. Разберём их кратко.
- Ежемесячный
Обычно это представление календаря по умолчанию. Оно даёт отличный обзор всего вашего расписания, не перегружая событиями слишком далекого будущего. Планирование, основанное на ежемесячном представлении, — отличный способ создать основу для всех предстоящих мероприятий и обязанностей.
- Еженедельный
Ваш еженедельный обзор будет немного более детальным. Переключившись на этот режим, вы сможете сосредоточиться на рабочей неделе и на всём, что необходимо сделать до выходных. Это подходящий способ использования, если вы планируете предстоящие звонки с клиентами или рабочие встречи, которые необходимо провести до предстоящей пятницы.
- Ежедневный
Для получения максимально подробной информации сделайте ежедневное представление. Это вид календаря, который вам понадобится, если хотите сосредоточиться только на событиях дня. Затем, как только вы закончите работу, сможете перейти к другому, более общему представлению календаря для долгосрочного планирования.
Если вы чувствуете себя комфортно, полагаясь только на одно из вышеперечисленных отображений, это нормально. Просто знайте, что есть несколько способов использовать свой календарь для планирования времени.
Ознакомьтесь с аналитикой
Если вы установите специальные приложения для тайм-менеджмента, у вас будет доступ к персональной аналитике времени. Эта функция покажет подробную картину вашего планирования времени. Используя её в качестве руководства, вы сможете внести корректировки в планы, которые приведут к улучшению управления временем.
Например, некоторых менеджеров может беспокоить общее время проведения совещаний. Встречи необходимы, но при их избытке или излишней продолжительности продуктивность уменьшается. Анализ времени покажет точно, сколько времени вы потратили на собрания. Так вы сможете точно определить, нужно ли вам сократить встречи, или, наоборот, организовывать чаще.
Подумайте о разделении календарей
Вы когда-нибудь задумывались о том, чтобы иметь больше одного календаря? Наличие отдельных календарей может принести бóльшую пользу.
Вы можете создать один календарь специально для работы и второй — для личных событий. Однако постоянное совместное использование обоих календарей может привести к путанице. Особенно если ваша продуктивность падает в условиях многозадачности.
При желании два календаря можно синхронизировать. Таким образом у вас будет единое представление с отметками из обоих календарей.
Ознакомьтесь со всеми функциями
Онлайн-календарь обладает множеством функций, которые вы никогда не получите от бумажного календаря. В этом его преимущество, о котором мы говорили в самом начале. Одним из примеров является ранее упомянутая функция двойного календаря, где вы можете легко разделять календари и сравнивать их. Другие функции включают организационные инструменты, такие как маркировка и навигация цветом.
Ваш онлайн-календарь также может быть оснащён некоторыми интеграциями, которые сделают планирование ещё более подробным. Например, он может синхронизироваться с приложениями для видеосвязи, которые вы используете для рабочих моментов. Интеграция сделает планирование и проведение рабочих совещаний гораздо проще и удобнее.
Это звучит не так уж сложно, правда? Вы можете извлечь очень много пользы из простого календаря, просто зная его функции. Обязательно следите за этой аналитикой времени, чтобы улучшать свою продуктивность, а мы подскажем приложения, которые помогут в тайм-менеджменте.
1. Google Календарь
Функции и преимущества
Общие календари, интегрированные с Gmail, Диском, Контактами, Сайтами и Meet помогут эффективно организовать рабочий день.
- Обмен календарями.
- Синхронизация с календарями на мобильных устройствах.
- Импорт файлов календаря Microsoft Outlook.
- Обмен графиками между группами.
- Режимы работы, такие как еженедельный, ежемесячный и повестка дня.
Недостатки
Нет тёмной темы для виджета, не всегда стабильная работа.
Цена
Стоимость тарифов на Google Workspace начинается от $5.40 и доходит до $18 в месяц. Для крупных компаний тариф рассчитывается индивидуально.
Пробная и бесплатная версия
Бесплатное использование любого тарифа в течение 14 дней.
2. TickTick
Функции и преимущества
Поможет выполнить задачу как по учёбе, так и по работе.
- Напоминания помогут не сорвать дедлайны.
- Пять различных видов календаря.
- Возможность объединяться для планирования.
- Синхронизация между несколькими платформами.
Недостатки
Изредка сбои в синхронизации.
Цена
Premium-версия стоит $27.99 в год. В её возможности входит доступ к различному способу отображения календаря, возможность установить дату начала и окончания для нужных задач, кастомизированные фильтры и т.д.
Пробная и бесплатная версия
Бесплатный базовый набор функций.
3. ЛидерТаск
Функции и преимущества
Таск-менеджер для работы в команде и CRM-система. Поможет упорядочить хаос в делах.
- Списки дел на каждый день с древовидной структурой.
- Создание повторяющихся задач.
- Встроенный календарь.
- Ежедневник с почасовым расписанием.
- Дневное, еженедельное, ежемесячное планирование и возможность установить собственный диапазон дат.
- Напоминания.
Недостатки
Не подойдёт для крупных компаний, не совсем CRM-система в привычном понимании.
Цена
Премиум-тариф с возможностью хранить данные в облаке и создавать повторяющиеся задачи стоит 217 рублей в месяц. Бизнес-тариф стоит 331 рубль, в нём можно создавать общие проекты и делегировать задачи. Оплата только ежегодная.
Пробная и бесплатная версия
Бесплатный тариф для одного пользователя.
4. Evernote
Функции и преимущества
Приложение для создания заметок. Поможет взять под контроль рабочие задачи и навести порядок в жизни.
- Автосинхронизация заметок между устройствами.
- Возможность добавить в заметки изображения, аудиофайлы, сканы, PDF и документы.
- Возможность поиска.
- Настройка сроков задач и маркировка флажками.
- Сохранение контента из интернета.
- Возможность подключения Google Календаря.
Недостатки
У некоторых приложение может подтормаживать на мобильном устройстве.
Цена
Стоимость тарифов варьируется от 219 рублей в месяц до 360 рублей за пользователя в месяц — для совместной работы над задачами с командой.
Пробная и бесплатная версия
Бесплатный тариф имеет ограничение на 25 Мб для одной заметки и 60 Мб для месячного контента.
5. RescueTime
Функции и преимущества
Сервис поможет контролировать время, не отвлекаться на ненужные ресурсы.
- Отслеживание вашей работы на компьютере. Помогает избегать отвлекающих факторов.
- Напоминание о переключении деятельности в случае долгой работы над одной задачей.
- Показывает сервисы, которые отвлекают вас от работы.
Недостатки
Сервис полностью на английском языке.
Цена
Стоимость тарифных планов начинается от $6.50 в месяц.
Пробная и бесплатная версия
Первые две недели — бесплатно.
Комментарии: