Кризис и автоматизация HR-процессов: как помочь компании экономить
Десятилетие началось со всемирной пандемии и произошёл экономический кризис, не уступающий кризису 2008 года. Экономить приходится на многом, особенно HR-специалистам. Мы расскажем, как автоматизация помогает компаниям экономить и зачем нужны HRM-системы
1 мин. чтения
(0)
Excel-таблицы в HR: почему нужно отказаться
Сразу оговоримся, что ничего против таблиц Excel не имеем. Это действительно хороший инструмент, но подходит он не для всех. Сейчас мы приведём пять причин, почему Excel не подходит для автоматизации HR-процессов.
1. Слишком много таблиц и мало времени
Как правило, у HR-специалиста есть десятки табличек и ещё табличка со ссылками на остальные таблички (ну чтобы ничего не потерять). Понятно, что найти потом нужную информацию в таком табличном массиве очень сложно и долго.
2. Маленькие ошибки, из-за которых могут быть большие проблемы
Чтобы полноценно использовать функциональность таблиц Excel и не ошибаться в отчётах, нужно быть просто гуру в этом деле. Но даже в таком случае никто не застрахован от человеческого фактора и ошибок, которые могут дорого обойтись компании.
3. Недостаточная безопасность и риск утечки информации
HR-специалист — человек, который имеет доступ ко всей конфиденциальной информации: персональным данным сотрудников, базам кандидатов, статистике и планам компании. Для хранения этой информации нужна не одна таблица, поэтому риск утечки важной информации увеличивается.
4. Неудобная совместная работа
Если в компании большой HR-отдел, вести таблицы одинаково невозможно. У каждого человека свой стиль, в результате чего на оформление уходит больше времени, чем на саму работу.
5. Сложность в составлении аналитики
Статистика и аналитика — топ задачи, без которых эйчар не эйчар. Но попробуйте создать отчёт с аналитикой, графиками, не являясь при этом настоящим эксельным экспертом. Чтобы освоить этот софт, вам точно понадобится много времени.
Автоматизация = экономия времени и денег
Как именно автоматизация помогает не только сэкономить, но еще и развить бренд работодателя, а также удержать лучших специалистов?
Удачная адаптация — первый шаг к успеху
Опыт сотрудников — это всё то, что они получают во время сотрудничества с компанией. И начинается этот опыт именно с адаптации сотрудников. Учитывая формат работы remote, очень важно уметь диджитализироваться и максимально автоматизировать ручные процессы в адаптации. По данным OC Tanner, 45% новых сотрудников уходят из компании в первые полтора месяца работы из-за плохой адаптации.
Одна из причин плохой адаптации — устаревшие ручные процессы. Используя для адаптации сотрудников различные чат-боты, геймификации, шанс, что период онбординга пройдёт для них успешно значительно возрастает.
Реферальная программа
Пол Петрон, продуктовый менеджер из Сан-Франциско, утверждает, что 20% новичков посоветуют компанию для работы, если у них была удачная программа адаптации. Это помогает сократить расходы на подбор новых специалистов, поскольку наём будет происходить быстрее и дешевле. К тому же, согласно статье эйчар-лидера из Силиконовой Долины Джона Салливана 10 Compelling Numbers That Reveal the Power of Employee Referrals, 46% рефералов работают как минимум год, по сравнению с 33% сотрудников, которых не рекомендовали.
Чтобы сотрудники хотели советовать компанию знакомым, у них должен быть позитивный опыт от сотрудничества с компанией. И чем меньше в компании ручных, неавтоматизированных, сложных процессов, тем больше вероятность того, что в организацию придут рефералы.
Повышение продуктивности HR-департамента
Обязанности HR-специалиста — это совокупность рутинных и интересных задач. К рутинным можно отнести ведение базы сотрудников и кандидатов, учёт отсутствий, сбор данных для статистики и т.д. К интересным же относится разработка HR-стратегии, развитие бренда работодателя, удержание ключевых специалистов, привлечение новых талантов. Но, к сожалению, именно рутина забирает большую часть времени, из-за чего ресурсов для выполнения важных задач не остаётся.
Автоматизация рутинных процессов — то, что поможет HR-специалистам сосредоточиться на стратегии, а не учёте отсутствий. По данным исследования Kronos Incorporated, на автоматизации административных задач, можно сэкономить до одного рабочего дня.
Автоматизация рекрутинга
На поиск и наём специалиста у рекрутеров уходит 13 часов (Entelo, Recruiting Trends Report, 2018) рабочего времени в неделю. А 52% специалистов по найму утверждают, что поиск и отбор кандидатов — самая сложная часть процесса. С помощью автоматизации и технологий искусственного интеллекта рекрутеры смогут сэкономить время на размещении вакансии, сборе откликов, создании воронки рекрутинга и других рутинных задач. В результате у них останется больше ресурсов для качественного общения с кандидатами, нанимающим менеджером, сбора и предоставления обратной связи.
Что делает HRM-система: must-have функции
Что должна уметь делать HRM-система, чтобы облегчать HR-специалистам жизнь и какие функции можно выделить как must-have? Ниже мы приведем чек-лист обязательных возможностей HRM-систем.
- Автоматизация absence management. Подразумевает автоматический расчёт и начисление отпусков, больничных и других отсутствий.
- Диджитал календарь. Назначение лишь парой кликов митингов и встреч для сотрудников, событий компании, например годовщин работы или же дней рождения коллег.
- Интеграция с job-порталами. Эта возможность значительно упрощает и ускоряет процесс размещения вакансии на популярных платформах. А отклики кандидатов со всех интегрированных площадок попадают сразу в систему.
- Воронка рекрутинга. Даёт возможность отслеживать количество кандидатов в начале отбора и на финальных этапах. С помощью воронки рекрутинга можно понять, сколько откликов и за какое время нужно получить, чтобы успешно закрыть вакансию.
- Искусственный интеллект в модулях HR и рекрутинга. Технологии искусственного интеллекта могут прогнозировать риск увольнения, выгорания, а также помогать в подборе лучшего кандидата.
- Автоматизация опросов. Именно опросы — один из лучших инструментов для получения обратной связи. В HRM-системах, как правило, есть возможность создавать опросы как по шаблону, так и самостоятельно их конструировать.
- Отслеживание OKR (Objectives and Key Results) целей и ключевых результатов. Создание прозрачных целей и отслеживание процента их выполнения тоже можно автоматизировать и вести в удобной системе, а не в таблицах Excel.
- Составление аналитики и статистики. HRM-система самостоятельно собирает данные по HR и рекрутинговым процессам в удобные графики и диаграммы.
Все перечисленные в чек-листе функции есть в HRM-системе HURMA. По данным опроса клиентов системы, HURMA помогла сэкономить до 43% времени на административных задачах, сэкономила 18% бюджета компании, повысила показатель eNPS на 25% и Q12 на 12%.
Не только экономия, но и забота о сотрудниках
Пандемия и кризис ударили не только по экономике и финансовому состоянию компаний, но и по моральному состоянию людей. Многие люди столкнулись с проблемами в финансовой сфере или же с неприятностями в здоровье — как своём, так и близких, непониманием с семьей из-за изоляции. Все эти проблемы в любом случае отражаются на состоянии человека и продуктивности работы. Поэтому в это нелёгкое время важно тратить ресурсы не на рутину, а на людей и заботу о них.
Комментарии: