Получить бесплатно демо-доступ!

Обзор системы Аспро.Cloud. CRM, проекты и финансы в одной системе

Облачная система Аспро.Cloud охватывает все процессы компании и помогает увидеть полную картину работы бизнеса

9 мин. чтения

(0)

В одной системе собраны инструменты для управления сделками, проектами и финансами. Все модули Аспро.Cloud связаны между собой, поэтому руководитель видит бизнес целиком: от заявки до прибыли, а команда работает проще и быстрее. В итоге компания получает не разрозненные инструменты, а единую систему управления, где каждая задача связана с деньгами и результатами.

CRM

Внутри Аспро.Cloud более 30 модулей, которые помогают контролировать бизнес-процессы компании. Один из основных — CRM. С помощью этого модуля компании эффективно ведут сделки, контролируют воронку и доводят больше клиентов до покупки. Посмотрим, какие инструменты есть внутри.

Отображение сделок

Вся работа со сделками происходит на интуитивно понятной канбан-доске, где каждая колонка соответствует определенному этапу воронки продаж. При этом система позволяет настроить стадии под свой рабочий процесс. Это обеспечивает максимальную наглядность и контроль над прогрессом каждой сделки. Чтобы статус переговоров был всегда актуальным, менеджеру достаточно перетащить карточки между колонками.

Также вы можете работать со сделками в формате списка. Если канбан-доска визуализирует процесс, то список предоставляет больше данных. Здесь вы найдете информацию об этапах сделок, бюджете, контрагенте и теги. Также в столбцах можно вывести любую необходимую информацию.

В этом же разделе можно совершать массовые действия со сделками. Например, заменить менеджера, объединить несколько карточек в одну, переместить в другую воронку продаж или приостановить. Благодаря этому вам не нужно править каждую сделку вручную и бояться допустить ошибку.

А чтобы быстро находить нужные сделки и фокусироваться на важном, используйте фильтры. Они есть и на канбан-доске, и в списке. Сгруппировать карточки можно по любым признакам. Например, статусу, ответственному, крайнему сроку или типу клиента.

Мультиворонки

Если в вашей компании несколько направлений работы, вы сможете создать воронки продаж под каждое из них и гибко настроить их этапы в соответствии с бизнес-процессами. Это позволяет менеджерам работать по привычному алгоритму и избегать путаницы.

Создание сделок

Сделки в системе можно создавать вручную буквально за несколько кликов, что удобно при работе по телефону или на встречах. Однако ключевое преимущество системы — это готовая интеграция с каналами связи:

соцсетями и мессенджерами;
электронной почты;
формами на сайте вашей компании;
IP-телефонией.

Система автоматически собирает заявки, распределяет их в нужную воронку продаж по заданным условиям и сохраняет всю вводную информацию. Так ни один лид не будет упущен, а менеджеры смогут заниматься только клиентами, а не рутиной.

Еще бывает так, что один и тот же клиент связывается с компанией разными способами. Этот сценарий система тоже покрывает и объединяет всю историю взаимодействия с клиентом в карточке сделки.

Карточка сделки

Внутри нее хранятся контакты клиента и вся история работы со сделкой. Также вы можете добавлять любые пользовательские поля: от адреса объекта до любимого цвета. Благодаря этому инструменту менеджеры смогут быстрее находить важную информацию и персонализировать подход к каждому клиенту.

А чтобы все важные поля находились на самом видном месте, вы можете настроить макет карточки под себя. Так карточка сделки из стандартной базы данных превращается в эргономичный и интуитивно понятный рабочий стол менеджера. Это напрямую влияет на скорость работы, точность данных и, в конечном счете, на количество успешно закрытых сделок.

База клиентов

Система сохраняет контакты всех клиентов, с которыми вы работали, и формирует единую базу. Благодаря фильтрам вы сможете быстро найти нужный контакт и связаться с контрагентом. А еще сегментировать базу по любым признакам, чтобы повысить шанс на повторное сотрудничество.

Задачи

В Аспро.Cloud встроен удобный таск-трекер, который позволяет совместно выполнять задачи и контролировать их выполнение в реальном времени. Благодаря этому модулю команда работает слаженно, а руководитель всегда знает, кто виноват в сорванном дедлайне.

Отображение задач

Чтобы вам было проще контролировать свои задачи и поручения коллег, в Аспро.Cloud можно выбрать один из 5 видов отображения.

Диаграмма Ганта

Этот вид отображения помогает:

визуально планировать сроки задач;
отслеживать прогресс по задачам в рамках всех проектов одновременно;
устанавливать зависимости между задачами;
оценивать загруженность по сотрудникам и по проектам.

Планирование

В этом формате все задачи рассортированы по папкам, что позволяет легко планировать свой рабочий день, а также контролировать выполнение поручений.

Стандартные папки в этом разделе:

По датам. В этом блоке задачи сортируются по дате начала работы: все, сегодня, завтра и без даты.
По ролям. В этом блоке задачи сортируются в зависимости от роли, которую вы в них принимаете: поручено, наблюдаю, помогаю.
На контроле. В папке «‎Принять работу»‎ хранятся поручения, которые требуют вашей проверки. А в «‎Ожидают контроля»‎ — задачи, которые отправили вы на проверку коллегам.
Завершенные. Здесь хранятся все задачи, которые завершили вы или коллеги.

Также вы можете создать свои папки, чтобы сортировать задачи. Например, «‎Развитие»‎ или «Личное»‎.

Канбан-доска

Канбан-доска — это инструмент, который помогает визуализировать рабочий процесс в реальном времени и быстро оценить статус каждой задачи. На ней есть колонки для каждого этапа работы и карточки поручений. Задачи двигаются из колонки в колонку, пока они не будут выполнены.

Список

Выводит все задачи в формате таблицы. Здесь можно увидеть поручение, его этап, постановщика и ответственного. Также вы можете вывести любую важную для работы информацию. Например, стоимость задачи или привязку к сделке.

А чтобы было удобнее работать с большим объемом информации, задачи можно отфильтровать. Например, по ответственному, крайнему сроку, этапу и любому другому признаку.

В этом же формате доступно мультиредактирование задач. Быстро переназначайте задачи на другого сотрудника или меняйте дедлайны. А при необходимости все поручения можно выгрузить. Например, чтобы предоставить клиенту отчет о выполненной работе или подготовить отчет для руководства.

Календарное отображение

Этот формат помогает наглядно планировать свой день и неделю. Задачи в нем автоматически сортируются по указанным срокам и отображаются в виде временных блоков. Это позволяет увидеть не только список дел, но и их предполагаемую длительность, а также избежать накладок в вашем расписании.

Карточка задач

В Аспро.Cloud вся информация по задаче хранится в одном месте — ее карточке.

Здесь вы можете указать:

описание поручения;
дедлайны;
ответственных;
приоритет;
теги;
связь со сделкой, проектом или контрагентом.

Также вы можете прикрепить необходимые файлы с вашего устройства или облачного хранилища. Во второе случае все изменения, которые вы вносите в файл на вашем облаке, автоматически и сразу же становятся видны в Аспро.Cloud. Это позволяет всегда работать только с актуальной версией документа без лишних действий.

Если над задачей работает несколько человек, система позволяет подключить соисполнителей и наблюдателей. В детальной карточке вы сможете быстро отредактировать состав участников, чтобы все были в курсе изменений по задаче.

Кроме стандартных полей, вы также можете создать пользовательские. Они помогут хранить необходимую информацию под рукой. Например, вы можете указать версию продукта или площадь объекта. При этом вы сами решаете, какие поля нужно вывести вверх, а какие — скрыть.

Это возможно, потому что система позволяет настраивать макет задачи под себя. В итоге карточка отображает только ту информацию, которая действительно важна для вашей команды.

Также в карточке вы можете создать подзадачи. Каждая из них — отдельная сущность со своими ответственными, сроками и статусами. Это удобно, когда основная задача состоит из нескольких шагов или требует участия разных сотрудников.

Учет времени

Внутри детальной карточки задачи есть встроенный тайм-трекер. Он показывает детальную статистику по затраченному времени: фиксирует исполнителя, продолжительность работы и позволяет добавить описание к каждой записи времени.

Это позволяет точно оценивать трудозатраты, равномерно распределять нагрузку в команде и реалистично планировать сроки будущих задач на основе цифр, а не ощущений.

Система также позволяет устанавливать плановое время выполнения задачи и сравнивать его с фактическими затратами. Благодаря этому вы сможете вовремя выявить недоработки и разобраться в причинах.

Регулярные задачи

Аспро.Cloud берет на себя постановку повторяющихся задач. Просто настройте шаблон и график повторения задачи один раз, а система будет автоматически создавать и назначать ее вашей команде с нужной периодичностью.

Так вы можете быть уверены, что еженедельный отчет, ежемесячная сверка или плановая проверка будут поставлены в работу точно по графику, даже если вы в отпуске или сильно заняты.

Проекты

Аспро.Cloud позволяет эффективно вести внутренние и клиентские проекты. В системе есть набор инструментов, которые помогают контролировать все процессы в проекте: от постановки задач до управления бюджетом.

Карточка проекта

Вся информация по проекту в Аспро.Cloud хранится в едином пространстве — его карточке. Это такое рабочее пространство для команды, которое помогает слаженно работать и держать процессы под контролем.

Из каких основных элементов состоит карточка:

Общие. В этом разделе хранится вся вводная информация по проекту. Вы можете увидеть клиента, его контакты, сроки проекта, ответственного менеджера, комментарии и события команды. А чтобы хранить специфическую информацию, создайте пользовательские поля. Также в этот раздел подтягиваются доходы и расходы проекта.
Задачи. Этот раздел представляет собой канбан-доску, которая позволяет отслеживать выполнение конкретных задач. Для удобства карточки можно сортировать с помощью фильтров.
Порядок работ. Представляет собой план выполнения проекта, в котором прописаны этапы, вехи, задачи, а также ответственные и дедлайны.
Документы. Здесь хранятся выставленные коммерческие предложения, договоры, счета и акты выполненных по проекту. Создать новый документ можно также из этого раздела.
Команда. В этом пространстве вы можете увидеть пользователей, которые задействованы в работе над проектом. Или добавить новых.
События. Эта вкладка подтягивает вся связанные встречи и созвоны по проекту. Например, брифинги, планерки или совещания по этапам.
Файлы. Здесь можно хранить ТЗ, брифы, техническую документацию или регламенты работы. Так все файлы будут под рукой и не придется искать их в почте или мессенджерах.
Заметки. Раздел позволяет оставлять краткие текстовые пометки по проекту для всей команды. Например, можно сохранить пароли или быстрые напоминания для сотрудников.
Списки. Позволяют зафиксировать любую информацию: заявки на закупку, список поставщиков или реестр оборудования.
Затраченное время. В этот раздел подтягиваются данные из тайм-трекера. Вы увидите статистику по общему затраченному и оплачиваемому времени. При необходимости можно посмотреть список задач и затраты на их выполнение или посмотреть ситуацию по конкретному сотруднику.

Также в карточке можно планировать проект на диаграмме Ганта и вести подробный учет поступлений и расходов. Об этих инструментах расскажем подробнее.

Диаграмма Ганта

Это инструмент, который позволяет планировать проекты, визуально оценивать их прогресс и быстро корректировать работу, чтобы уложиться в сроки.

Чтобы построить диаграмму Ганта в Аспро.Cloud, достаточно создать задачи, указать дедлайны и ответственных. После этого вы увидите цветовую схему и сможете оценить, насколько корректно вы составили план проекта, и нет ли наложений. Если что-то такое произойдет, сместить сроки или поменять ответственных можно прямо на диаграмме.

Также система позволяет устанавливать зависимости между задачами. Это удобно, когда вы не можете выполнять какие-либо задачи параллельно. Такие связки выделяются серым цветом и помогают более четко спланировать работу.

А чтобы контролировать последовательность и логику выполнения задач в проекте, включите блокирующую связь. Она предотвращает хаос и гарантирует, что работа будет выполнена в правильном порядке, особенно когда одна задача критически зависит от результата другой.

Отдельно стоит выделить функцию автопланирования. Система сама сместит всю связку задач при изменении сроков одной из них. Вам не придется тратить время и вручнную корректировать план проекта.

Оплачиваемые задачи

Аспро.Cloud не только фиксирует длительность выполнения задач, но автоматически рассчитывает их стоимость. Это особенно удобно, если вы работаете по почасовой оплате. Вы не только упростите расчет оплаты за проект, но и получите прозрачную картину расходов на зарплату сотрудников.

При этом вы сами решаете, по какому принципу система будет делать расчеты: по планируемому, фактическому времени или в целом за задачу.

Также в системе доступна гибкая настройка почасовой ставки. Вы можете:

установить разную стоимость для сотрудника и заказчика;
указать разную ставку для конкретных отделов или сотрудников;
добавить начисление налогов там, где это необходимо.

Выбрать условия для расчета можно как на уровне проекта, так и на уровне отдельной задачи.

Все данные по оплачиваемым задачах также подтягиваются в бюджет проекта, вам не придется вносить стоимость услуг вручную. При этом планируемая оплата от клиента попадет в «Поступления», а выплаты сотрудникам — в «Расходы». Это дает больше прозрачности и снижает вероятность ошибок в расчетах.

Бюджет проектов

В Аспро.Cloud вы можете создать подробный бюджет проекта. Этот инструмент позволяет точно понимать стоимость и рентабельность проекта еще до его начала, а также контролировать платежи на протяжении всей работы. Так вы сможете избегать неожиданных перерасходов и оперативно корректировать план в случае изменений.

Посмотрим на возможности раздела. Перед тем как начать работу над проектом, создайте ожидаемые поступления и расходы. Система автоматически сравнит разницу, покажет баланс и рентабельность, чтобы вы могли вовремя скорректировать бюджет и, например, подобрать других поставщиков.

Дальше вы можете вносить фактически показатели. Делать это можно вручную или подключить интеграцию с банками. Во втором случае данные подтянутся автоматически. Система сравнит план/факт, покажет рентабельность и построит прогноз денежного потока.

Шаблоны проектов

С Аспро.Cloud вам необязательно создавать проект с нуля. Если у вас типовые проекты, вы можете использовать шаблоны. Создайте заготовки под каждое направление работы, а система автоматически создаст нужные задачи, назначит ответственных и установит дедлайны.

Работа по гибким методологиям

В Аспро.Cloud есть отдельный модуль Agile, который позволяет работать по Scrum, Kanban или ScrumBan.

Модуль позволяет:

хранить все планируемые задачи в бэклоге;
работать по спринтам;
устанавливать WIP-лимиты, чтобы избежать перегрузки команды;
оценивать задачи в Story Points или человеко-часах;
объединять связанные задачи в эпики и эффективно отслеживать прогресс отдельных направлений работы;
создавать план ретроспективы из готовых сценариев;
анализировать работу команды с помощью встроенных отчетов.

Финансы

Интеграция с банками

В Аспро.Cloud есть интеграция с любыми банками. Благодаря этому вам не придется переносить данные вручную. Система автоматически подтянет все операции, уведомит руководителя, а также распределит поступления и списания по статьям учета. Все, что вам нужно сделать, — настроить условия.

Все поступления и списания система сохраняет в едином списке. Вы сможете быстро найти нужную операцию с помощью фильтров и узнать о ней подробнее.

Отчеты ДДС и ПиУ

На основе поступлений и списаний Аспро.Cloud автоматически формирует финансовую отчетность: ДДС и ПиУ.

Денежный поток

Отчет ДДС фиксирует все перемещения денежных средств: откуда они поступили и на что были направлены. Также вы увидите, как распределены финансы по отдельным видам деятельности и статьям учета. Этот отчет формируется кассовым методом, то есть данные о перемещении денег отображаются при фактическом поступлении на счет или списании.

Также в отчете реализован расчет курсовой разницы. Пересчет происходит по курсу на начало и конец периода.

Прибыли и убытки

Этот отчет показывает, какую прибыль получила компании, какая ее общая рентабельность и какие расходы были понесены. Таким образом, он оценивает, насколько эффективно компания работала в заданный период.

В отличие от ДДС, этот отчет формируется методом начисления: деньги признаются не по факту поступления их на расчетный счет, а после отгрузки товара или оказания услуги.

Платежный календарь

С помощью инструмента вы можете составлять подробный план расходов и поступлений, чтобы избегать кассовых разрывов.

В Аспро.Cloud день наступления кассового разрыва выделен красным цветом. В случае если плановые транзакции не будут выполнены в срок, они будут перенесены на следующий день и включены в кассовый разрыв.

На главной странице вы увидите ожидаемые платежи в текущем месяце:

Также вы можете детальнее погрузиться в отчет и посмотреть ситуацию в определенный день.

Желтый значок здесь означает незавершенные операции, которые перенесены с других дат. Чтобы убрать эту пометку, необходимо привязать фактическую операцию.

Виджеты

ДДС и ПиУ хорошо подходят, чтобы проводить подробную аналитику. Но ежедневно контролировать показатели с помощью этих отчетов слишком трудозатратно. Чтобы постоянно держать руку на пульсе, в Аспро.Cloud есть виджеты. Выведите их на ваш рабочий стол в системе и быстро оценивайте показатели. А еще виджеты динамические, поэтому все данные обновляются в режиме реального времени.

Что показывают виджеты:

остатки по счетам и их динамику;
поступления и списания по статьям учета;
выручку и расходы по статьям учета;
показатели эффективности: выручку, прибыль, расходы и рентабельность.

А чтобы не размывать фокус, внутри каждого виджета можно отфильтровать данные по периоду, организации и виду деятельности.

Автодействия и модуль «Бизнес-процессы»

Аспро.Cloud забирает на себя часть рутинной работы. Для этого в каждом модуле есть автодействия — операции, которая выполняет система по заданным условиям.

Система может:

создать задачу, сделку или проект;
запланировать совместное событие;
сменить ответственного или перенести дедлайн;
отправить email;
создать плановый расход или поступление;
оставить комментарий;
и другое;

Несколько сценариев применения автодействий:

Как только в воронке продаж появляется новая сделка, система отправляет приветственное сообщение и уведомляет, что менеджер свяжется в ближайшее время.
Если сотрудник нарушает дедлайн задачи, система отправляет напоминание ответственному и руководителю.
Как только проект переходит на этап «‎Выполнение»‎, система создает плановое поступление с датой оплаты в этом месяце.

Также в Аспро.Cloud есть «‎Бизнес-процессы»‎ — это инструмент, который выстраивает бесшовное взаимодействие между разными отделами и модулями и автоматизирует любой сценарий работы. Например, согласование счетов или наем сотрудников.

Вам необходимо продумать, какие стадии будет проходить процесс и какие действия нужны для его выполнения. Каждый запуск сценария — это отдельная карточка. Вы сможете в любой момент перейти внутрь и узнать детали.

Складской учет

В Аспро.Cloud также есть встроенный складской учет. Благодаря этому модулю вы сможете отслеживать остатки товаров на складе и вовремя пополнять запасы. Особенно удобно, что система позволяет контролировать несколько складов в одном окне.

Отдельно стоит отметить автоматический расчет себестоимости. Если закупочная цена варьируется, система покажет среднее значение. Это поможет определить наиболее выгодную стоимость для бизнеса и клиента.

А чтобы не ошибиться в расчетах, можно просто привязать товары к сделке. Счет сформируется автоматически, а вы сможете отправить его в мессенджер или на электронную почту в два клика.

Дополнительные возможности

Управление доступами

В Аспро.Cloud вы можете гибко настраивать права доступа. Вы сами решаете, кто какую информацию может видеть и создавать.

В Аспро.Cloud есть 4 уровня прав доступа:

доступ запрещен;
администратор;
менеджер проекта;
сотрудник.

Вы можете устанавливать права как отдельному сотруднику, так и целым отделам или группам пользователей.

Интеграции

В Аспро.Cloud есть более 60 готовых интеграций, в том числе с:

мессенджерами и соцсетями;
облачными хранилищами;
банками;
платежными системами;
IP-телефониями;
1С.

Также к системе можно подключить любой специализированный софт или сервис. Это возможно благодаря открытым API.

Импорт данных

Чтобы не создавать сущности с нуля и не переносить данные вручную, в системе предусмотрен импорт файлов в формате CSV. Перенести информацию можно как из Google или Excel таблиц, так и других сервисов, которые поддерживают выгрузку в этом формате.

Выводы

Аспро.Cloud — мощный инструмент, который позволяет взять контроль над всеми процессами в бизнесе и обеспечить слаженную работу команды. Благодаря огромному количеству встроенных инструментов пользователям не приходится использовать разрозненные сервисы и вручную сводить данные.

Новые пользователи могут протестировать возможности Аспро.Cloud бесплатно. Для этого достаточно зарегистрироваться, привязывать карту не потребуется. В течение 14 дней новичкам будет доступен максимальный тариф. Этого времени хватит, чтобы принять осознанное решение о покупке тарифа.

Еще один приятный момент для пользователей — легкое внедрение. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу в системе разберется даже новичок, а подробные инструкции и руководства от команды Аспро.Cloud всегда подскажут верное решение.

Обзор

Нравится история? (0)

Автор

Михаил Самойлов

Пишу о бизнесе, стартапах, историях создания своего дела и факапах.

Комментарии: