Порядок введения электронного документооборота в компанию

Михаил Самойлов

2 мин. чтения

(0)

При правильном введении электронного документооборота упрощается работа с документами, снижается нагрузка на сотрудников, упрощается ввод информации, исключаются ошибки, вызванные человеческим фактором. Понесённые на внедрение ЭДО затраты быстро окупаются за счёт уменьшения стоимости бизнес-процессов и повышения рентабельности работы компании. 

Но все преимущества цифровых документов раскрываются только в том случае, если правильно внедрить систему электронного документооборота (СЭД) и выбрать подходящее программное обеспечение. 

Какие плюсы даёт ЭДО

Бумажные документы — анахронизм, от которого избавляются и предприниматели, и государственные органы. Использование традиционной документации усложняет работу с ней, замедляет бизнес-процессы и работу компании в целом. Проблема становится всё более серьёзной с развитием бизнеса, расширением рынков сбыта и увеличением количества контрагентов. 

Переход на электронный документооборот упрощает работу с первичной и систематизирует её. Благодаря ЭДО можно структурировать данные и избежать их разбросанности. Отказ от бумажных копий позволяет повысить безопасность и избежать разглашения коммерческой тайны. Исключается возможность ознакомления с документами лиц, которые не имеют на это право. 

Выгод от внедрения СЭД много, поэтому ниже перечислены только наиболее важные из них:

• Сокращение затрат компании за счёт избавления от сотрудников, которые отвечают за канцелярскую работу. Нет необходимости выделять работников для контроля документооборота. 
• Уменьшение времени согласования документов за счёт перевода этого процесса в цифровую форму. Исследования показывают, что электронный документ согласовывается в два раза быстрее бумажного. 
• Уменьшение времени обмена документами с контрагентами. Нет необходимости использовать курьерские службы или собственных сотрудников, почту. При этом цифровые договора и первичка имеют законную силу. 
• Усиление контроля за исполнительной дисциплиной. В программах для организации электронного документооборота легко назначать ответственных и сроки, контролировать исполнение документации. 
• Сокращение расходов на покупку принтеров, картриджей, бумаги и другой канцелярии, которая нужна для обработки и систематизации документов.  

Минус у электронного документооборота только один — необходимость инвестиции денег и времени в переход на цифровые документы. Но при правильном подходе и поэтапном выполнении действий эта задача решается быстро и с небольшими затратами. 

Этапы внедрения электронного документооборота

Процесс введения ЭДО в работу компании состоит из таких стадий:

1. Постановка задач. 

Перед началом работы руководитель компании и все заинтересованные сотрудники должны понимать, какие проблемы у них есть и как их поможет решить та или иная система документооборота. В будущем это поможет правильно подобрать платформу и при необходимости внести в неё изменения. 

2. Предпроектное исследование. 

Если решение о внедрении принято, нужно изучить бизнес-процессы в компании и порядок использования документов, чтобы подобрать подходящий сервис, правильно настроить его и интегрировать в работу компании. 

Для этого необходимо:

• Узнать, какие документы используются в компании и как с ними работают сотрудники.
• Изучить, какой маршрут проходит каждый документ в зависимости от его происхождения и назначения. 
• Определить, какие требования предъявляются к документам с точки зрения законодательства и внутренних инструкций, отраслевых стандартов.
• Изучить весь жизненный цикл документа с момента его появления в компании (создания или получения) до момента передачи в архив и повторного истребования в случае необходимости.
• Определить бизнес-процессы, которые можно и нужно автоматизировать или упростить с помощью электронного документооборота. 

В большинстве случаев понадобится процесс оптимизации делопроизводства для его упрощения и стандартизации. Это даст возможность уменьшить количество доработок и усовершенствований процесса делопроизводства.  

3. Разработка проекта автоматизации. 

Перед внедрением системы ЭДО необходимо спроектировать процесс и составить схемы работы с документами. В проекте указывается, как обрабатываются документы, как проходит согласование, какие сотрудники имеют доступ к определённой документации, распределить пользователей на группы и прописать их полномочия в системе ЭДО. На основе проекта составляется техническое задание, которое затем послужит основой для внедрения сервиса автоматизации. 

4. Выбор сервиса и кастомизация, запуск в эксплуатацию.

После подготовки ТЗ руководитель компании вместе с интеграторами (если они привлекаются) выбирают систему электронного документооборота и начинают внедрение. Как правило, этот процесс тоже разбивается на определённые этапы. 

Внедрять ЭДО можно двумя способами:

• Для каждого бизнес-процесса в отдельности. Например, сначала автоматизируется работа с договорами, потом с первичной документацией и далее. 
• Для каждого подразделения компании. Например, сначала вводится ЭДО в отделе продаж, затем в бухгалтерии и далее. 

Чаще всего типовых возможностей платформы для ЭДО недостаточно, поэтому приходится адаптировать её с помощью кастомных доработок. Для этого привлекаются специалисты интегратора. Основой для доработок выступает проект ЭДО и техническое задание. 

5. Интеграция с другими программами. 

Параллельно с запуском в эксплуатацию системы электронного документооборота производится её интеграция с другими приложениями и платформами, которые используются в компании: учётными приложениями, CRM.

6. Обучение и контроль. 

После ввода в эксплуатацию интеграторы проводят обучение персонала и контролируют правильность работы с документами. 

Приложения и сервисы для организации ЭДО

Рассмотрим несколько систем документооборота, которые можно использовать для внедрения цифровых документов на предприятии. 

1. ELMA365 ECM

Это классическая платформа с типовым набором инструментов для управления электронными документами. Применяется для развёртывания системы ЭДО в компании. С её помощью можно автоматизировать канцелярскую работу и вести архив документов. Кроме того, у пользователей есть возможность управлять договорами, распределять документы между исполнителями по определенным критериям, подписывать их цифровой подписью.

Предусмотрена также возможность обмена с контрагентами. Для этого не обязательно, чтобы компания-партнер использовала ELMA365 ECM. Возможна интеграция с Контур.Диадок и другими операторами юридически значимого документооборота для передачи своих и получения чужих договоров, накладных, счетов и т. п. 

Основные преимущества платформы:

• Концепция Low Code позволяет модернизировать типовой инструментарий без привлечения программистов;
• Адаптивный интерфейс даёт возможность использовать платформу и на настольных компьютерах, и в мобильных устройствах;
• Систему можно масштабировать по мере увеличения объёма документооборота вместе с расширением деятельности компании. 

Платформа предоставляется в виде коробочной и облачной версий. Стоимость в варианте SaaS начинается от 500 рублей в месяц, есть ознакомительный период.

2. Контур.Диадок

Платформа для организации электронного документооборота, которая позволит полностью отказаться от использования бумажных копий. Можно организовать обмен юридически значимыми счетами-фактурами, актами выполненных работ, накладными и договорами внутри компании и между контрагентами. 

Первичная документация может подписываться электронной подписью, после чего приобретает законную силу. На основе таких документов можно вносить изменения в реестры бухгалтерского и налогового учета. 

Один из плюсов платформы — большое количество пользователей. Этой платформой ЭДО пользуется около 1,5 млн компаний. Поэтому велика вероятность, что пользователи будут работать в одной системе, что упростит обмен документами. 

Основные преимущества платформы:

• Интеграция с различными приложениями для бухгалтерского и налогового учета для упрощения ввода данных и уменьшения объёмов ручного труда
• Приём и отправка документов, в том числе в другие сервисы ЭДО, подготовка документации по шаблонам;
• Отправка документов в госорганы, причём отправленные таким образом бумаги приравниваются к оригиналам. 

Контур.Диадок представляет собой облачный сервис (SaaS), за использование которого необходимо платить от 150 рублей в месяц. Есть приложения для доступа с мобильных телефонов. 

3. Genplace

Особенность платформы Genplace в том, что её можно использовать бесплатно. С её помощью можно вести электронный документ и организовать управленческий учёт по проекту. Благодаря этому сервису можно планировать платежи и избежать кассовых разрывов вследствие непоступления денег от поставщиков. 

Платформа представляет собой сервис с возможностью доступа с помощью браузера. Мобильные приложения не предусмотрены. За расширенный инструментарий нужно платить от 1500 рублей в месяц. 

Предусмотрена интеграция с другими платформами и программами. Благодаря этому пользователи могут отсылать документы и получать их от контрагентов даже в том случае, если те подключены к другим сервисам ЮЗДО. 

Основные преимущества платформы:

• Возможность сверки данных с банковским учреждением, с кредиторами и дебиторами.
• Загрузка данных в учётные системы, которые использует компания.
• Отслеживание расходов и доходов. 

Как внедрить ЭДО

Для максимально эффективного введения электронного документооборота в работу компании рекомендуется пользоваться услугами интеграторов. Они спланируют и выполнят необходимые работы, чтобы перевести документооборот в электронную форму и научить сотрудников пользоваться выбранной платформой. Но современные сервисы построены так, что при желании все необходимые действия можно сделать самому. 

Автор

Михаил Самойлов

Пишу о бизнесе, стартапах, историях создания своего дела и факапах.

Комментарии:

Написать