Организация управления отпусками в HR

Дмитрий

1 мин. чтения

(2)

Система управления отпусками — это инструмент, который позволяет предприятиям эффективно управлять отпусками сотрудников. Обычно функция управления отпусками входит в возможности систем управления персоналом.

С его помощью работодатели могут проверять остатки отпусков сотрудников и создавать необходимую документацию за пару минут. Инструмент открывает сотрудникам доступ к истории отпусков и позволяет грамотно спланировать свои будущие отпуска.

Система упрощает весь процесс оформления и отслеживания отпусков и экономит время как для работодателя, так и для сотрудника.

Что такое система управления отпусками?

Это облачная платформа, которая ведёт учёт всех отпусков сотрудников, позволяет увидеть лимиты и избежать пересечений. Сотрудники могут подать заявление на отпуск, проверить его статус, баланс, тип и любую соответствующую информацию с любого устройства и из любого места. Многие профессиональные системы управления отпусками также предоставляют мобильные приложения, чтобы сделать процесс более комфортным.

Такое решение имеет несколько преимуществ:

• устраняет лишние связи между сотрудником и руководством;

• экономит время и усилия обоих сторон;

• избавляет от бумажной волокиты;

• позволяет контролировать все связанные процессы в реальном времени;

• защищает права сотрудника и работодателя;

• предоставляет возможность удобного формирования документации;

• обеспечивает соблюдение законодательства.

Почему важно грамотно организовать управление отпусками в HR

Без единой системы и возможности контролировать свой график отпусков сотрудники чувствуют себя менее комфортно и менее защищённо. Если мы посмотрим на опыт США, то увидим, что многие сотрудники американских компаний не берут отпуск. Просто потому что беспокоятся за то, что за время отпуска накопится слишком много работы или они вообще её потеряют.

Если сотрудникам не удаётся полноценно отдыхать, их производительность падает, а у многих наступает выгорание. Это приводит к потере кадров, прогулам со стороны подчинённых и более низкой производительности компании в целом.

Поэтому необходимо позаботиться о том, чтобы подобрать и внедрить в организацию систему управления отпусками.

Какие задачи решает управление отпусками в HR

Верная организация управления отпусками позволит:

• спланировать важные мероприятия на год и определить временные промежутки, когда лучше избегать отсутствия сотрудников на рабочем месте;

• подготовить документы с планами сотрудников на отпуск, чтобы найти компромисс между планами руководства и желаниями сотрудников;

• согласовать отпуска сотрудников, определить их продолжительность, количество и периоды, а также проконтролировать количество одновременных отпусков у сотрудников из одного отдела;

• перепланировать неутверждённые отпуска;

• учесть факты ухода и возвращения из отпуска.

Грамотно составленный график позволяет сотруднику спланировать своё время и гарантирует, что отпуск точно состоится в отмеченные сроки без переносов со стороны руководства.

Лучшие системы управления отпусками

Среди множества подходящих вариантов важно найти оптимальный по цене, качеству и количеству функций. Ниже представлены самые лучшие варианты на сегодняшний день.

1. PeopleForce

Функции и преимущества

Система автоматизирует учёт отпусков и выходных сотрудников. Необходимо только настроить некоторые параметры: типы отпусков, баланс больничных, уровни начислениях выходных, ответственных за утверждение.

• Удобный запрос выходных — вы можете просмотреть все запросы сотрудников в системе, при этом получить всю информацию о предыдущих запросах и даже настроить автоматическое подтверждение.

• Контроль присутствия — вся информация об отсутствии сотрудников и причины отсутствия отображаются на визуальной панели.

• Отображение баланса выходных дней — система учитывает балансы всех сотрудников, в том числе отпуск по болезни, а также ежегодный и оплачиваемый отпуска.

• Настройка правил начисления отпусков и выходных — помогает максимально оптимизировать обработку запросов на отпуск вплоть до полностью автоматического подтверждения.

• Мобильное приложение — система доступна как на Android, так и на iOS.

• Отображение важных показателей — профили сотрудников, расписание, цели, производительность сотрудников, примечания, уведомления.

• Управление зарплатой, отслеживание навыков, анонимная обратная связь, хранение файлов.

Недостатки

Явных недостатков не обнаружено.

Стоимость

Стартовая цена от 1500 рублей в месяц.

Пробная/бесплатная версия

Есть, по запросу.

2. Hurma System

Функции и преимущества

Универсальное решение для HR, позволяет контролировать выдачу отпусков, ведёт автоматический учет вопросов, связанных с больничными и выходными.

• Все необходимые данные об отпуске — количество доступных и использованных дней, детали начисления, обнуления и калькуляции отпуска.

• Три типа начисления отпуска — ручное управление, лимит дней и автоначисление.

• Доступно отслеживание количества доступных и использованных дней по другим формам — работа из дома, за свой счёт, больничный без справки и больничный со справкой.

• Удобная панель расписания — можно увидеть, кто из коллег в офисе, кто на больничном, кто в отпуске.

• Синхронизация календаря с Google-календарём

• Отображение важных показателей — профили сотрудников, расписание, цели, производительность сотрудников, примечания, уведомления.

• Управление зарплатой, отслеживание навыков, анонимная обратная связь, хранение файлов.

Недостатки

Отсутствие мобильной версии инструмента.

Стоимость

Стартовая цена — от 70 долларов в месяц.

Пробная/бесплатная версия

Есть, по запросу.

3. FMF Vacation Solution

Функции и преимущества

Универсальный инструмент для управления отпусками. Позволяет гибко разграничивать доступ к функциям в зависимости от роли пользователя.

• Создание и редактирование плана отпусков — система позволяет создать план отпусков на целый год, а также отслеживать пожелания подчинённых.

• Проверка на пересечение — позволяет установить лимиты на допустимые пересечения отпусков в рамках одного отдела, а также уведомляет об этом руководителя и сотрудника.

• Отображение истории изменений — возможность отслеживать изменения по заявкам.

• Отображение балансов — доступное количество дней, неиспользованный остаток, общий баланс.

• Управление заявками — можно добавить заявку, отфильтровать все имеющиеся заявки и экспортировать их для доступа в офлайн-режиме.

• Удобный список заявок — функции просмотра, редактирования и удаления заявок.

• Фильтрация по нескольким параметрам — наличие пересечений, статусы, период создания.

• Наглядная визуализация, автоматизация процессов, а также интеграция с программами от 1С.

Недостатки

Отсутствие мобильной версии инструмента.

Стоимость

Стартовая цена — от 450 000 рублей в месяц

Пробная/бесплатная версия

Есть, по запросу. 

Итог

Когда штат компании вырастает до нескольких десятков человек, проблема организации управления отпусками становится одной из самых важных. Необходимо понять, как всё согласовать и не допустить пересечений.

В таком случае помогают системы управления отпуском, которые автоматизируют весь процесс от создания заявок до планирования отпусков на следующий год.

Автор

Дмитрий

Пишу тексты

Комментарии:

Написать