Основные инструменты управления проектами

Дмитрий

1 мин. чтения

(2)

Мы уже разбирались с тем, что такое стандарты управления проектами. Это наборы рекомендаций, которые собрали в себе ценный опыт специалистов из разных областей. Они помогают избежать множества ошибок при планировании и реализации проектов, а также помогают понять, куда нужно двигаться.

Инструменты управления проектами, в свою очередь, помогут грамотно организовать работу над проектами.

Что такое инструменты управления проектами?

Инструменты управления проектами — это программы для автоматизации популярных методик.

Есть инструменты для контроля простых задач (чек-листы, автоматические напоминания). Но руководителю, который курирует масштабные проекты, потребуется платное программное обеспечение с большим количеством функций.

Нет никакого «идеального» ПО, которое удовлетворило бы всех: и IT-разработчиков, и руководителей проектов. Поэтому необходимо протестировать несколько вариантов, чтобы понять, что подходит именно вашему проекту и вашей команде.

Какие инструменты и методологии бывают?

Рассмотрим основные инструменты и методологии управления проектами, которые чаще всего используют компании.

Waterfall

Это классическая каскадная модель. Переводится как «водопад». Представляет из себя линейный процесс с ниспадающим каскадом задач, которые идут последовательно друг за другом. Следовательно, чтобы приступить к следующей задаче, нужно обязательно выполнить предыдущую.

Как работать: составить диаграмму Ганта, ведь это и есть каскадная модель. Для начала необходимо определить, на какие стадии и задачи нужно разбить проект, затем выделить необходимое время на реализацию каждой задачи и назначить ответственных за её выполнение.

Плюсы: работа двигается строго по плану, обмен информацией обеспечивается на протяжении всего процесса.

Минусы: немного устаревший подход, так как требует наличие чётко продуманного плана и не терпит непредсказуемых ситуаций.

Кому подходит: для работы с крупными продуманными проектами, в которых много заинтересованных сторон.

Agile

Гибкая методология управления проектами, которая характеризуется быстрой и эффективной совместной работой, ориентированной на данные, в которой личность важнее процессов.

Можно сказать, что Agile — это не столько методология, сколько набор принципов для успешного управления проектами.

Как работать: совместить принципы Agile с методологией Scrum, Kanban или Lean. Организовать работу команды в соответствии с принципами этой и дополнительной выбранной методологии.

Плюсы: отлично сочетается с другими инструментами управления, хорошо справляется с организацией работы в команде.

Минусы: конфликтует с каскадной моделью.

Кому подходит: любым командам и под любые проекты разного масштаба и значимости.

Scrum

Ещё одна гибкая методология, которая ориентирована на клиента, ведь он принимает непосредственное участие в процессе работы над проектом. Работа делится на короткие отрезки, которые называют «спринтами». Один такой спринт включает в себя несколько задач. Спринты длятся 1–2 недели и подходят для работы команд численностью до 10 человек.

Как работать: определить несколько спринтов, которые помогут достигнуть целей проекта и назначить ответственных за исполнение. Разбить спринты на подзадачи для большей точности контроля за выполнением.

Плюсы: задачи не зависят друг от друга, а значит, могут претерпевать изменения по ходу разработки и управления проектом.

Минусы: высокие требования к квалификации команды.

Кому подходит: для команд разного размера, в особенности для тех, кто использует методологию Agile.

Kanban

Методология, которая основана на визуализации задач. Они располагаются на так называемых дорожках канбан-доски, при этом каждая задача представляет собой отдельную карточку. Подход делит все задачи по группам, что значительно упрощает управление проектом.

Как работать: создать несколько дорожек для задач. Распределить задачи по дорожкам: необходимо сделать, в работе, на проверку руководителю, выполнено. Назначить ответственного за каждую задачу. Перемещать карточки с задачами по дорожкам по мере выполнения.

Плюсы: удобное отслеживание прогресса по задачам, которые могут выполняться параллельно друг другу.

Минусы: метод не имеет строгого процесса, поэтому его эффективность зависит от организованности команды.

Кому подходит: для работы в офисе и для удалённой работы над проектами, для команд любого размера.

Lean

Подход, который нацелен на экономию ресурсов и получение большей эффективности из меньшего количества ресурсов. Руководитель команды предотвращает возникновение перегрузки, неравномерности и расточительности при реализации проекта.

Как работать: лучше всего использовать подход в связке с Agile, Scrum или Kanban. Так вы достигнете большей эффективности в работе.

Плюсы: повышает эффективность команды, сокращает затраты на проект.

Минусы: возможное сопротивление со стороны команды и клиента.

Кому подходит: крупным компаниям и командам, у которых наблюдаются проблемы с эффективным использование ресурсов.

Программы для управления проектами

Рассмотрим несколько готовых инструментов, которые основаны на вышеуказанных методологиях.

1. GanttPRO

Функции и преимущества

Представитель методологии Waterfall. Позволяет создавать диаграммы Ганта в онлайн-режиме для управления проектами.

• Управление проектами вместе с командой — можно создать рабочее пространство для команды, назначить роли и распределить задачи, а также делиться файлами, обсуждать задачи прямо в инструменте и выставлять прогресс.
• Несколько проектов в наглядной структуре — можно следить за множеством проектов сразу и делегировать управление над ними коллегам.
• Автоматическое планирование — инструмент строит графики в автоматическом режиме, необходимо только задать сроки задач и проектов.
• Управление ресурсами — можно распределять ресурсы между задачами и выставлять их стоимость, из этих данных программа рассчитает стоимость задач и проекта в целом.

Недостатки

Не обнаружено.

Стоимость

Стартовая цена — от 7.99 долларов в месяц.

Пробная/бесплатная версия

Есть бесплатная версия на 14 дней.

2. Trello

Функции и преимущества

Представитель методологии Kanban. Фактически является канбан-доской, на которой можно удобно расположить необходимые дорожки и карточки с задачами.

• Эффективная командная работа — интуитивно понятный интерфейс и функции, которые позволяют грамотно настроить работу в команде. Можно проводить совещания, ставить цели, устраивать мероприятия.
• Несколько режимов просмотра — доска с колонками и карточками, хронология событий, отслеживание показателей продуктивности, структурирование работы в календарях.
• Удобное управление карточками — можно легко отслеживать задачи и управлять ими, делиться информацией с командой проекта, вести списки задач, видеть даты выполнения, беседы и вложения.
• Автоматизация монотонных процессов — доверьте простые задания роботам и освободите свою команду от рутины.
• Интеграция с другими инструментами для работы в команде.

Недостатки

Не обнаружено.

Стоимость

Стартовая цена — от 0 долларов. Можно пользоваться бесплатно или расширить функциональность от 5 долларов за пользователя в месяц.

Пробная/бесплатная версия

Есть.

3. Jira

Представитель методологии Agile и Scrum одновременно. Удобное решения для достижения целей при планировании и разработке проектов.

• Настраиваемая Scrum-доска — кастомизируйте так, как удобно вашей команде.
• Отчеты о прогрессе — отслеживайте прогресс команды и редактируйте задачи.
• Интеграция со сторонними сервисами — сделайте работу более эффективной.
• Мобильное приложение — работайте на телефоне или планшете.
• Отслеживание ошибок, настраиваемая панель мониторинга, отслеживание времени.

Недостатки

Не обнаружено.

Стоимость

Стартовая цена — от 0 долларов до 10 пользователей. Можно пользоваться бесплатно или расширить функционал от 7.5 долларов за пользователя в месяц.

Пробная/бесплатная версия

Есть.

Итог

Чтобы эффективно и понятно организовать работу над проектом, можно использовать один или несколько инструментов управления проектами. Самыми распространенными являются использование диаграмм Ганта и канбан-досок. Они визуализируют прогресс по работе и позволяют грамотно распределить задачи в команде.

Автор

Дмитрий

Пишу тексты

Комментарии:

Написать