Как быстро навести порядок в документах организации

Надежда Никитина

1 мин. чтения

(0)

Порядок в документах организации — основа эффективного управления и успешной деятельности компании. Независимо от размера и сферы деятельности, каждая организация ежедневно работает с большим объемом документации: договора, счета, отчеты, кадровые документы, внутренние регламенты и многое другое. Если документы не организованы должным образом, это может привести к серьезным проблемам, таким как утрата важной информации, нарушение сроков сдачи, снижение производительности и даже финансовые потери.

Во-первых, беспорядок в документах затрудняет оперативный доступ к информации. Сотрудники теряют время на поиски нужного документа, что напрямую сказывается на их эффективности. Например, если для подготовки отчета необходимо срочно найти финансовый документ, который затерялся в общем хаосе, это может привести к задержке выполнения важных задач.

Во-вторых, неправильное хранение и обработка документов увеличивает риски юридических и налоговых нарушений. Регулирующие органы строго контролируют соблюдение правил ведения и хранения документации. Ошибки или отсутствие нужных документов могут привести к штрафам, судебным разбирательствам и даже угрозе для репутации компании.

В-третьих, порядок в документах помогает минимизировать издержки. Организованная система хранения снижает расходы на ненужные копии документов, аренду дополнительных архивных помещений или приобретение новых систем хранения. Электронный документооборот позволяет экономить бумагу и пространство, что особенно актуально для современных компаний, следующих экотрендам.

Кроме того, структурированный документооборот способствует повышению уровня прозрачности внутри организации, что облегчает контроль за выполнением задач, повышает ответственность сотрудников и улучшает взаимодействие между подразделениями.

Шаг 1. Проведение аудита текущей ситуации

Определение объема и состояния документации

Первым шагом в наведении порядка в документах организации является проведение аудита текущего состояния документации. Этот процесс позволяет получить четкое представление о масштабе проблемы и идентифицировать ключевые области для улучшения.

Аудит начинается с составления перечня всех типов документов, которые используются в организации: это могут быть финансовые отчеты, юридические соглашения, кадровые документы, техническая документация и прочее. Для каждого типа документа нужно определить:

1. Количество документов: сколько документов на данный момент существует в каждом из отделов (например, бухгалтерия, HR, маркетинг).

2. Формат хранения: находятся ли документы в бумажном виде, электронном или же в обоих форматах.

3. Возраст документации: какие документы устарели, требуют обновления или архивирования.

Этот этап включает также оценку состояния документов: насколько хорошо они структурированы и насколько легко их можно найти. Можно оценить уровень их повреждения, например, из-за долгого хранения в неблагоприятных условиях, или проблему потери целостности информации.

Выявление основных проблем

После того как объем и состояние документации будут определены, следует выявить основные проблемы, которые мешают эффективному управлению документами. Основные проблемы, с которыми сталкиваются многие организации:

1. Хаос в организации документации. Документы могут храниться без какой-либо структуры или системы, что делает поиск необходимой информации крайне трудным и времязатратным процессом. В одном месте могут храниться документы разного типа (финансовые, юридические, кадровые), что также усложняет навигацию.

2. Дублирование. В некоторых случаях одни и те же документы могут храниться в нескольких местах, что приводит к путанице и повышенному риску ошибок. Это может произойти из-за несанкционированных копий документов или потому что различные сотрудники не знают о существовании аналогичных документов.

3. Отсутствие систематизации. Документы могут быть представлены без четкой классификации и без логической иерархии. В таких случаях отделы, ответственные за работу с документацией, могут иметь разные подходы к организации информации, что приводит к несогласованности и потере времени при попытке найти нужный документ. Проблемы могут возникать и из-за отсутствия стандартизированных процедур для обработки и архивирования документов, что способствует хаосу и дублированию.

Таким образом, аудит текущей ситуации позволяет не только выявить, насколько документация организована, но и понять, какие проблемы нужно решить для улучшения системы хранения и работы с документами в организации.

Шаг 2. Создание четкой структуры хранения документов

Разделение на категории

Для эффективного управления документацией важным шагом является создание четкой структуры хранения, основанной на разделении документов по категориям. Это позволяет быстро ориентироваться в большом объеме информации и ускоряет процесс поиска нужных документов. Основные категории могут включать:

• Финансовые документы: бухгалтерские отчеты, налоговые декларации, счета, контракты и так далее.

• Юридические документы: договоры, лицензии, разрешения, судебные акты.

• Кадровые документы: трудовые договора, личные дела сотрудников, протоколы собраний, кадровые распоряжения.

• Технические документы: проектная документация, инструкции, схемы.

• Внутренние документы: регламенты, инструкции, стандарты, отчеты, приказы.

Каждая категория может быть дополнительно разделена на подкатегории, что позволит избежать перегрузки и сделает систему более гибкой и удобной.

Использование цветовой кодировки или цифровых тегов

Для упрощения навигации и ускорения поиска документов можно использовать цветовую кодировку или цифровые теги. Эти методы позволяют визуально выделять различные типы документов, что особенно полезно в физическом архиве. 

Шаг 3. Организация электронного документооборота

Выбор подходящего программного обеспечения

Для организации электронного документооборота важно выбрать подходящее программное обеспечение, которое обеспечит безопасность, простоту использования и интеграцию с другими системами компании. При выборе системы важно учитывать не только ее функциональные возможности, но и возможность интеграции с другими корпоративными системами, такими как ERP и CRM.

Цифровизация бумажных документов (сканирование, OCR)

Сканирование бумажных документов и их преобразование в электронный формат позволяет сократить объем бумажной документации и повысить доступность информации.

Для повышения эффективности цифровизации важно использовать технологии оптического распознавания символов (OCR), которые автоматически преобразуют текст из изображений в редактируемые и поисковые данные. Это особенно важно для работы с большими объемами документации, так как позволяет не только хранить документы в электронном виде, но и проводить быстрый поиск по их содержимому.

Настройка системы резервного копирования

Для защиты данных от утрат необходимо настроить систему резервного копирования. Важно, чтобы копии документов хранились в разных местах (например, на локальном сервере и в облачном хранилище), чтобы минимизировать риски потери данных при технических сбоях.

Кроме того, следует настроить автоматическое регулярное создание резервных копий и тестирование их на восстановление. Это обеспечит бесперебойную работу с документами в случае сбоев или утраты информации.

Шаг 4. Установление правил работы с документами

Создание регламентов по созданию, хранению и архивированию документов

Для поддержания порядка в документообороте важно создать четкие регламенты, которые будут определять:

• Правила создания и оформления документов: стандарты по формату, структуре, подписанию и утверждению.

• Правила хранения документов: указания на то, как и где должны храниться различные типы документов (например, сроки хранения, требования к безопасности).

• Правила архивирования: как часто следует архивировать документы, кто и как должен это делать, а также процедуры для изъятия и уничтожения устаревших документов.

Эти регламенты должны быть закреплены на уровне нормативных документов компании и регулярно обновляться с учетом изменений в законодательстве или внутренних потребностей организации.

Назначение ответственных за документооборот

Назначение ответственных за определенные категории и этапы работы с документами поможет обеспечить регулярность процессов и избежать ошибок.

Шаг 5. Очистка и упрощение

Удаление устаревших или ненужных документов

Регулярное удаление помогает не только освободить пространство для новых документов, но и минимизирует риск ошибочного использования неактуальной информации.

Сокращение объема бумажной документации

В рамках оптимизации документооборота рекомендуется перейти к максимальной цифровизации и минимизации бумажных носителей. Это позволит значительно сократить объем занимаемого пространства, ускорить доступ к информации и снизить затраты на физическое хранение.

Шаг 6. Обучение персонала

Проведение инструктажа по работе с документами

После внедрения новых регламентов и систем хранения важно обучить персонал правильной работе с документами. Инструктаж должен охватывать следующие вопросы:

• Принципы правильного оформления, хранения и обработки документов.

• Использование программного обеспечения для электронного документооборота.

• Процедуры архивирования и уничтожения документов.

Внедрение принципа регулярного обновления и проверки документов

Важно установить систему регулярных проверок и обновлений документов. Это поможет гарантировать, что все данные актуальны, и предотвратить накопление устаревших и ненужных материалов. Сотрудники должны быть проинструктированы о важности соблюдения сроков обновления документов и их регулярной проверки на актуальность.

Популярные системы управления документами

1. Saby (СБИС) Бухгалтерия и учёт

Функции и преимущества

• Распознавайте и проводите документы за секунду. Умеет работать с УПД, счетами‑фактурами, накладными, актами, чеками, счетами (проверит контрагента по базе ЕГРЮЛ, подберет статью затрат, заполнит каталог без дублей, сообщит об изменении цены у поставщика, сохранит сканы в электронный архив, сформирует проводки и отразит в декларации).

• Экономьте свое время: прямой обмен с банками и кассами. Актуальная информация о финансах доступна 24/7. Saby загрузит выписки и подготовит платежки по налогам, аренде и коммуналке. 

• В программе реализованы все складские операции, комиссионная торговля, ответственное хранение и другие схемы.

• Кадровый учет и расчет любых начислений без ошибок. Сервис рассчитает зарплату и налоги, подготовит расчетные листки и заполнит отчетность. 

• Saby заполнит отчеты по документам и проводкам, отправит их в госорганы, а вы получите уведомление о статусе отчета.

• Формирование и отправка отчетности во все госорганы. 

Стоимость

Цена базового тарифа для одного пользователя 5000 рублей  в год. 

Наличие пробной/бесплатной версии

Есть пробный период, для получения нужно связаться с менеджером.

2. АЛТИУС — ПТО

Функции и преимущества

• Распределяйте работы между исполнителями.

• Предоставьте субподрядчику удаленный доступ к его сметам.

• Вносите выполнение по работам с автоматическим формированием «Общего журнала работ».

• Ведите график производства работ с диаграммой Ганта.

• Автоматически формируйте «Общий журнал работ».

• Вводите один раз данные в «Журнал входного учёта и контроля материалов» и подставляйте автоматически материалы и сертификаты в «АОСР» и другие документы. 

• Подготовьте КС-2 между субподрядчиком и генподрядчиком.

• Подготовьте КС-2 между генподрядчиком и заказчиком.

• Ведите учёт «нормативного» списания материалов

Стоимость

Стоимость программы — 45 000 рублей за годовую лицензию.

Наличие пробной/бесплатной версии

Есть возможность презентации программы.

3. Контур.Диадок

Функции и преимущества

• Получение документов — бесплатное. Документы поступят, как только их отправит контрагент. Можно настроить адресную доставку — распределять входящие по сотрудникам и подразделениям автоматически. 

• В редакторе можно сформировать УПД, акты, счета-фактуры и накладные. Документы также можно загрузить с компьютера и отправить контрагенту одной кнопкой.

• Укажите ответственных лиц или подразделения, и документы пройдут всю цепочку согласования в автоматическом режиме. 

• В сервисе зарегистрированы более 1,5 млн компаний. Найдите своих контрагентов, «добавьте в друзья» и начните обмен электронными документами. Реализован юридически значимый ЭДО с иностранными контрагентами. 

• Роуминг работает с большинством операторов ЭДО. Настройка бесплатная, стоимость документов не меняется.

• Обменивайтесь документами через модуль КЭДО. Заявления, приказы, инструкции, распоряжения сотрудники подпишут с компьютера и телефона, что упростит сбор подписей для кадровых специалистов. 

Стоимость

Годовой пакет на 250 исходящих — 2 640 рублей, на 3000 исходящих — 24 840 рублей.

Наличие пробной/бесплатной версии

Пробный период новым клиентам — 25 исходящих документов на 30 дней.

Автор

Надежда Никитина

Интересуюсь всем понемногу

Комментарии:

Написать